Vorlage für den Risikomanagementprozess

Über diese Vorlage

Vorlage für den Risikomanagementprozess

Diese Vorlage für den Risikomanagementprozess hilft Projektmanagern, Sicherheitsbeauftragten und Teams, Risiken in einem Projekt, einer Tätigkeit oder einer Organisation zu identifizieren, zu bewerten, zu behandeln und zu überwachen. Die Concept Map legt Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten fest, berücksichtigt Geschäftsreisen und den Arbeitsplatz und führt Sie durch einen fünfstufigen Kreislauf: Risikoidentifikation, Risikobewertung, Auswahl der Maßnahmen, Umsetzung der Maßnahmen sowie Überwachung und Überprüfung.

Nutzen Sie die Vorlage, um Risiko-IDs zu vergeben, Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung zu bewerten, Handlungsoptionen zu vergleichen, Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen festzulegen und Indikatoren für die Überprüfung zu bestimmen. Außerdem bündelt sie Werkzeuge und Methoden wie SWOT- und PEST-Analyse, Umfragen und Interviews, Literaturrecherche und computergestützte Tools, sodass sich jedes Risiko von der Identifikation bis zur Überprüfung nachverfolgen lässt.

Risikobehandlung auswählen

Vergleichen Sie für jede Risiko-ID mögliche Maßnahmen, etwa die Aktivität zu vermeiden, die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen zu verringern, das Risiko zu teilen oder es mit entsprechender Genehmigung zu akzeptieren. Dokumentieren Sie Nutzen, Kosten, Umsetzbarkeit und die bevorzugte Maßnahme.

Optionen und ausgewählte Maßnahme hinzufügen

Geben Sie die Risiko-ID, die Behandlungsoptionen und Ihre begründete Auswahl ein. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.

Umsetzung der Maßnahmen

Wandeln Sie jede ausgewählte Maßnahme in eine Aktion mit verantwortlicher Person, Fälligkeitsdatum, erforderlichen Ressourcen und Nachweis der Fertigstellung um. Verknüpfen Sie Aktionen mit Risiko-IDs und dokumentieren Sie den Fortschritt.

Aktion, verantwortliche Person und Fälligkeitsdatum hinzufügen

Geben Sie die Risiko-ID, die Aktion, die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum, die Ressourcen und den Status ein. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.

Risikobewertung

Bewerten Sie für jede Risiko-ID die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkungen anhand einer klar definierten Skala. Dokumentieren Sie die Einstufung, die Begründung und die Priorität. Wenden Sie die Kriterien einheitlich an und unterscheiden Sie zwischen dem aktuellen Risiko und dem erwarteten Risiko nach weiteren Kontrollen.

Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Priorität hinzufügen

Geben Sie die Risiko-ID, die Bewertungsskala, die Bewertungen, die Begründung und die Priorität ein. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.

Risikoidentifizierung

Weisen Sie jedem Risiko eine ID zu. Beschreiben Sie die Ursache, das unsichere Ereignis und dessen mögliche Folgen. Ermitteln Sie betroffene Personen, Vermögenswerte oder Ziele und dokumentieren Sie die Nachweise sowie bestehende Kontrollen.

Risiko-ID und Beschreibung hinzufügen

Geben Sie die Risiko-ID, die Ursache, das Ereignis, die Folgen und die bestehenden Kontrollen ein. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.

Überwachung und Überprüfung

Legen Sie für jede Risiko-ID Indikatoren, Überprüfungstermine und eine für die Überprüfung verantwortliche Person fest. Halten Sie fest, ob die Kontrollen wirksam sind, bewerten Sie das Restrisiko neu und legen Sie Auslöser für eine Eskalation fest. Führen Sie neue oder geänderte Risiken in die Identifizierungsphase zurück.

Indikatoren und Überprüfungsergebnisse hinzufügen

Geben Sie die Risiko-ID, den Indikator, den Überprüfungstermin, die verantwortliche Person, die Ergebnisse und die nächsten Schritte ein. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.

Computergestützte Tools

Nennen Sie die Software, Tabellen, Risikoregister oder Analysetools, die Sie verwenden werden. Geben Sie jeweils den Zweck, die Dateneingaben und die für die Pflege zuständige Person an. Erfassen Sie dies im Feld „Ergebnisse der Tools und Methoden“.

Literaturrecherche

Prüfen Sie relevante Berichte, Verfahren, Vorfallsaufzeichnungen oder Forschungsergebnisse. Erfassen Sie jede Quelle, ihr Datum oder ihren Link sowie die Erkenntnis, die in Ihre Bewertung einfließt, im Feld „Ergebnisse der Tools und Methoden“.

Umfragen und Interviews

Geben Sie an, wen Sie konsultieren, welche Fragen Sie stellen und was die wichtigsten Erkenntnisse sind. Nennen Sie das Datum und etwaige Einschränkungen der Antworten. Erfassen Sie dies im Feld „Ergebnisse der Tools und Methoden“.

SWOT / PEST

Verwenden Sie SWOT, um Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu untersuchen, oder PEST, um politische, wirtschaftliche, soziale und technologische Faktoren zu analysieren. Überführen Sie relevante Erkenntnisse in konkrete Risiken und erfassen Sie diese im Feld „Ergebnisse der Tools und Methoden“.

Tools und Methoden

Wählen Sie die Methoden aus, mit denen Sie Risiken identifizieren und bewerten. Erläutern Sie, warum jede Methode geeignet ist und welche Informationen sie liefert. Erfassen Sie die wichtigsten Ergebnisse jeder verwendeten Methode im Feld „Ergebnisse der Tools und Methoden“. Tragen Sie für jede Methode, die Sie nicht verwenden, „Nicht zutreffend“ mit einer Begründung ein.

Traditionelle Methoden

Sammeln Sie Nachweise mithilfe von Interviews, Dokumentenprüfungen und strukturierten Analysen. Führen Sie die relevanten Methoden unten aus und geben Sie für jede Methode, die Sie nicht verwenden, „Nicht zutreffend“ mit einer Begründung ein.

Management

Geben Sie an, wer den Plan genehmigt, Ressourcen bereitstellt und Restrisiken akzeptiert oder eskaliert. Legen Sie den Berichtsplan fest: Format, Zielgruppe, Häufigkeit und erforderliche Felder (Risiko-IDs, Beschreibungen, Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkungen, Kontrollen, Verantwortliche, Maßnahmen, Fälligkeitstermine, Überprüfungsergebnisse).

Genehmigende Person, Ressourcen und Berichtsplan hinzufügen

Geben Sie die genehmigende Führungskraft, Ressourcen, Zuständigkeiten für die Überprüfung sowie Format, Zielgruppe und Häufigkeit der Berichterstattung ein. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.

Arbeitsplatz

Beschreiben Sie den Arbeitsplatz und die zu bewertenden Tätigkeiten. Ermitteln Sie, wer oder was betroffen sein könnte, welche Kontrollen bereits bestehen und welche Lücken weiter bewertet werden müssen.

Arbeitsplatzrisiken hinzufügen

Beschreiben Sie Aktivitäten, betroffene Personen oder Vermögenswerte, Risiken und bestehende Kontrollen. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.

Geschäftsreisen

Beschreiben Sie Zweck, Zielort, Zeitpunkt und Teilnehmende der Geschäftsreise. Erläutern Sie die Rahmenbedingungen am Zielort im In- oder Ausland: Sprache, Infrastruktur, Umweltbedingungen und lokale Verfahren. Berücksichtigen Sie Transport, Unterkunft, Kommunikation und Notfallvorkehrungen. Erfassen Sie relevante Risiken und geben Sie an, was noch überprüft werden muss.

Reiseziel, Kontext und Reiserisiken hinzufügen

Geben Sie die Reisedetails, den Ort und dessen Bedingungen, Risiken, geplante Vorsichtsmaßnahmen sowie zu überprüfende Details ein. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.

Sicherheitsbeauftragte

Geben Sie die Person oder Rolle an, die die Risikobewertung koordiniert. Legen Sie Verantwortlichkeiten, gegebenenfalls Kontaktdaten und den Eskalationsweg fest.

Sicherheitsverantwortliche und Aufgaben hinzufügen

Geben Sie die verantwortliche Person oder Rolle, die Aufgaben und den Eskalationsweg ein. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.

RISIKOMANAGEMENT

Legen Sie das Projekt, die Aktivität oder die Organisation fest, die von dieser Bewertung erfasst wird, sowie deren Ziele. Vervollständigen Sie Kontext, Methoden und Verantwortlichkeiten und durchlaufen Sie anschließend den fünfstufigen Kreislauf. Verwenden Sie im gesamten Kreislauf dieselben Risiko-IDs, damit jede Bewertung, Maßnahme und Überprüfung dem jeweiligen Risiko zugeordnet werden kann.

Leitfrage: Wie identifizieren, bewerten, behandeln und überwachen wir Risiken in diesem Projekt?

Die Frage, die diese Konzeptkarte beantwortet. Jedes Konzept und jede Verbindung sollte dazu beitragen, sie zu beantworten.

Projekt / Geltungsbereich hinzufügen

Geben Sie das Projekt oder die Aktivität, die Ziele, das Bewertungsdatum und den Geltungsbereich ein. Verwenden Sie gegebenenfalls einheitliche Risiko-IDs. Falls dieser Punkt nicht zutrifft, geben Sie „Nicht zutreffend“ ein und erläutern Sie, warum.