Evento di kickoff annuale

Informazioni su questo modello

Modello per l'evento di kickoff annuale

Usa questo modello per l'evento di kickoff annuale per pianificare l'incontro che apre l'anno della tua azienda e allinea tutto il team sugli stessi obiettivi.

Organizza tutti i dettagli in un unico posto:

• Obiettivi: i risultati dell'anno passato e le priorità per l'anno nuovo.
• Programma: presentazioni, relatori, workshop e attività di team.
• Logistica: data, location, budget, catering e attrezzature.
• Comunicazione: inviti, promemoria e materiali per i partecipanti.
• Follow-up: feedback, azioni da svolgere e prossimi passi dopo l'evento.

Assegna compiti e scadenze a ogni parte, così il tuo team inizierà il nuovo anno motivato e preparato.

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INTERA GIORNATA

Evento annuale di kickoff

Usa questo modello interattivo per pianificare un evento annuale di kickoff, dai primi preparativi al follow-up finale.
Condividilo con il tuo team per collaborare. Inizia con la panoramica dell'evento, poi completa le attività pre-evento, l'agenda, i fornitori, le attività post-evento e il budget.

Sostituisci i segnaposto grigi con le tue informazioni. I suggerimenti sono spunti facoltativi, non una lista di controllo fissa. Aggiungi altri argomenti secondo necessità.

💡Aggiungi gli obiettivi dell'evento e le note di pianificazione

💡Allega un documento di pianificazione o il sito web dell'evento

Budget

Stima il budget dell'evento per categoria. Inserisci un costo previsto in ogni segnaposto, poi aggiornalo man mano che vengono confermati preventivi e fatture. Usa sempre la stessa valuta ed evita di conteggiare due volte la stessa spesa.

Tieni traccia delle stime, dei preventivi confermati, delle spese effettive e di una riserva per gli imprevisti

Viaggi e alloggio

Se necessario, considerare i viaggi e l'alloggio per relatori, staff o partecipanti. Includere i trasporti e i pernottamenti.

Inserisci il budget per viaggi e alloggio in euro. Indica quali partecipanti o spese sono coperti da questo importo in Note.

AV e produzione

Stimare le spese per audiovisivi, illuminazione, registrazione, allestimento e altri costi di produzione. Includere solo le voci pertinenti al tuo evento.

Inserisci il budget per i servizi audiovisivi e la produzione in euro. Distingui i costi stimati dai preventivi confermati dei fornitori in Note.

Stimare i costi di cibo e bevande. Considerare il numero di partecipanti, i pasti, le pause e i costi di servizio.

Inserisci il budget per il catering in euro. Puoi spiegare il calcolo o allegare un preventivo usando Note.

Stimare il costo della sede. Includere i costi di affitto e gli eventuali costi per l'allestimento della sala o per servizi specifici della sede.

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Inserisci l'importo stanziato per la sede in euro. Se il costo finale non è noto, usa la stima attuale e aggiornala dopo la conferma.

Post-evento

Pianifica cosa succede dopo il kickoff. Usa questi segnaposto per annotare i follow-up, i feedback, i risultati e le attività che aiutano a trasformare le idee in azioni.

Tieni traccia delle decisioni, dei responsabili e delle scadenze per il follow-up

Aggiungi un'azione finale post-evento che favorisca la responsabilizzazione o i miglioramenti futuri. Pensa agli impegni, alle lezioni apprese o agli accordi ancora da definire.

Come valuterai il successo dell’incontro di avvio? Aggiungi un’attività di follow-up che ti aiuti a raccogliere feedback o valutare i risultati.

Aggiungi un’attività per documentare o condividere quanto è accaduto. Quali decisioni, risorse o prossimi passi dovrebbero ricevere i partecipanti?

aggiungi attività post-evento

Scegli un’attività di follow-up da svolgere poco dopo l’evento. Considera come comunicare con i partecipanti e quali informazioni fornire loro.

Fornitori

Elenca i partner esterni o i fornitori di servizi necessari per l'evento. Per ogni categoria, inserisci il fornitore scelto e raccogli i contatti, i requisiti e gli accordi pertinenti.

💡 Registra i contatti dei fornitori, i preventivi e lo stato delle conferme

💡 Allega il sito web o la proposta di un fornitore

Stampa

Individua le esigenze di stampa e segnaletica fisica, inclusi badge, dispense, programmi o materiali con il marchio.

Inserisci il nome del fornitore di servizi di stampa oppure indica il team interno che si occupa della produzione. Includi i dettagli di consegna e approvazione in Note.

Fotografia

Decidi se ti servono servizi fotografici o riprese video. Considera quali momenti documentare e come verranno utilizzate le immagini dopo l’evento.

Inserisci il nome del fotografo o del team di produzione. Aggiungi le aspettative di consegna o l'elenco degli scatti in Note.

Audio-video e illuminazione

Individua chi fornirà e gestirà l’audio, i video, i microfoni, gli schermi e l’illuminazione. Verifica cosa mette già a disposizione la sede.

Inserisci il nome del fornitore di servizi audiovisivi e illuminazione oppure indica il team interno responsabile. Aggiungi i requisiti tecnici in Note.

Catering

Chi fornirà cibo e bevande? Considera le esigenze alimentari, il numero di partecipanti, gli orari di servizio e se la sede offre il servizio di catering.

nome del fornitore

Inserisci il nome del fornitore del catering. Aggiungi il menu, i recapiti e il numero confermato di partecipanti in Note.

Agenda

Definisci il programma dell'evento. Aggiungi le sessioni e le attività previste per ogni parte della giornata. Per ciascuna attività, considera lo scopo, la durata, il relatore e il coinvolgimento del pubblico.

Aggiungi un programma dettagliato, i relatori e la durata delle sessioni

Sera

Valuta come dovrebbe concludersi l’evento. È opportuno prevedere una sessione serale, un’attività di networking, una celebrazione o una discussione conclusiva?

Inserisci un'attività serale o una sessione conclusiva. Se l'evento termina prima, adatta questa sezione alle attività di chiusura.

Pomeriggio

Scegli le sessioni per la parte centrale della giornata. Considera il coinvolgimento, la collaborazione, le pause e come trasformare gli obiettivi dell’incontro di avvio in piani concreti.

Inserisci un'attività pomeridiana. Aggiungi altri argomenti per le sessioni aggiuntive e, se necessario, indica l'orario o il facilitatore.

Mattina

Pianifica l’inizio della giornata. Cosa aiuterà i partecipanti a comprendere gli obiettivi, orientarsi e sentirsi pronti a contribuire?

Inserisci un'attività mattutina o una sessione. Includi l'orario di inizio nel titolo oppure aggiungi il relatore e la durata in Note.

Pre-evento

Pianifica le attività da svolgere prima dell'evento. Sostituisci ogni segnaposto con un'attività concreta e aggiungine altre secondo necessità. Considera le scadenze, le responsabilità, la logistica e la comunicazione con i partecipanti.

Aggiungi una lista di controllo dei preparativi o le scadenze importanti

Aggiungi un’attività finale di preparazione o controllo qualità. Pensa a cosa potrebbe andare storto e a come verificare che tutto sia pronto.

💡 Assegna le attività, imposta le scadenze e aggiungi i livelli di priorità

Quali contenuti o esperienze devono essere pronti prima dell’inizio dell’evento? Inserisci un’azione che qualcuno possa completare e verificare.

💡 Assegna le attività, imposta le scadenze e aggiungi i livelli di priorità

Aggiungi un’attività pratica da svolgere prima dell’evento. Considera la sede, le attrezzature, gli spostamenti o i materiali necessari ai partecipanti.

💡 Assegna le attività, imposta le scadenze e aggiungi i livelli di priorità

Aggiungi un’altra attività preparatoria. Pensa a chi deve essere informato o a cosa occorre confermare in anticipo.

💡 Assegna le attività, imposta le scadenze e aggiungi i livelli di priorità

aggiungi attività

Qual è il primo passaggio fondamentale per preparare il kickoff?

Inserisci un'attività specifica con un risultato chiaro. Valuta cosa deve essere deciso prima che possano iniziare le altre attività.

💡 Assegna le attività, imposta le scadenze e aggiungi i livelli di priorità

Panoramica

Definisci i dettagli di base prima di pianificare le attività o contattare i fornitori. Rifletti sullo scopo del kickoff, su chi dovrebbe partecipare, su quando e dove si terrà e su chi lo coordinerà.

💡 Scrivi gli obiettivi principali e i risultati attesi

Responsabile

Individua la persona responsabile del coordinamento dell’evento e di assicurarsi che le attività di pianificazione procedano.

nome del responsabile

Inserisci il nome del responsabile dell'evento o del team. Usa Note per aggiungere responsabilità o informazioni di contatto.

Partecipanti

Stima quante persone parteciperanno. Considera i membri del team, i relatori, gli ospiti e se i partecipanti saranno presenti di persona o da remoto.

numero di persone

Inserisci il numero previsto di partecipanti. Aggiorna questo dato quando le iscrizioni saranno confermate.

Luogo

Scegli un luogo adatto al numero previsto di partecipanti, al formato dell’evento e alle esigenze tecniche. Considera l’accessibilità e gli spostamenti.

nome della sede

Inserisci il nome della sede o, per un evento virtuale, della piattaforma. Aggiungi l'indirizzo o le informazioni per partecipare usando un link se utile.

Data

Decidi quando si svolgerà l’evento. Verifica la disponibilità, le festività, le esigenze di viaggio e il tempo necessario per la preparazione.

aggiungi data

Inserisci la data o l'intervallo di date dell'evento. Includi l'anno e aggiungi gli orari di inizio e fine in Note se necessario.

Nome dell'evento

Dai al tuo kickoff un nome chiaro e memorabile. Dovrebbe rispecchiare lo scopo dell'evento ed essere facile da riconoscere negli inviti e nei documenti di pianificazione.

aggiungi nome

Inserisci qui il nome definitivo o provvisorio dell'evento. Mantienilo abbastanza breve da poterlo riutilizzare negli inviti e nell'ordine del giorno.