Veranstaltungsplaner Vorlage

So planen Sie eine Veranstaltung ganz einfach

Diese Vorlage hilft Ihnen, alle Aspekte Ihrer Veranstaltung zu organisieren, indem sie die Aufgaben in überschaubare Schritte unterteilt. Beginnen Sie damit, wichtige Details wie das Veranstaltungsdatum, den Veranstaltungsort und die Gästeliste einzutragen. Legen Sie dann Aufgaben wie Einladungen, Catering und Dekoration fest und vergeben Sie Fristen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Diese Vorlage, die sich sowohl für private als auch für berufliche Veranstaltungen eignet, führt Sie durch den gesamten Planungsprozess und stellt sicher, dass kein Detail übersehen wird.

Für öffentliche Veranstaltungen

Dieser letzte Schritt ist optional und gilt nur für öffentliche Veranstaltungen.

Ihr Veranstaltungsname

Schreiben Sie den Namen Ihrer Veranstaltung

Dekor

Um ein einzigartiges und angenehmes Ambiente zu schaffen, sollten Sie für die richtigen Ornamente sorgen.

Sie können ein Unternehmen beauftragen oder es selbst tun.

Schreiben Sie hier den Stil oder die Elemente auf, die Sie z. B. einbauen möchten:

Musik

Wenn Sie eine Veranstaltung haben, bei der Musik gespielt wird, sollten Sie sich überlegen, was Sie brauchen:

Lebensmittel & Getränke

Speisen und Getränke

Extra

Hier können Sie zusätzliche Dinge hinzufügen, die Sie auf Ihrer Veranstaltung anbieten möchten, z. B:

Getränkekarte

Getränkekarte

Heiße Getränke

Bier

Softdrinks

Longdrinks

Cocktails

Spirituosen

Wein

GETRÄNKEKARTE

• alkoholisches oder nicht-alkoholisches Menü;
• welche Getränke Sie anbieten möchten;
• offene Bar oder Menü/Person.

Erstellen Sie Ihre Getränkekarte im Bereich Notizen

Schreiben Sie, welche Art von Menü Sie gewählt haben.

Speisekarte

Essen-Menü

EVENT MENU

VEGETARISCHES/VEGANISCHES MENÜ

KINDERMENÜ

Art des Menüs

SPEISEKARTE

• wie viele Gänge Sie haben möchten;
• welche Gerichte Sie bevorzugen.

Erstellen Sie Ihre Speisekarte im Bereich Notizen

Vergessen Sie nicht, eine vegetarische/vegane Option und spezielle Menüs für Kinder anzubieten.

Schreiben Sie, welche Art von Menü Sie gewählt haben.

Wenn Sie mehrere Optionen wünschen, schreiben Sie jede davon in ein eigenes Thema.

Anzahl der Menüs

Fügen Sie hinzu, wie viele Portionen dieses Typs Sie benötigen.

Personal

Nun, da Sie alle Aktivitäten eingerichtet haben, können Sie alle notwendigen Mitarbeiter aufschreiben.

Zum Beispiel:

..........

Anzahl der Personen

Geben Sie an, wie viele Personen Sie für diese Position benötigen.

Zeitplan

Überlegen Sie sich zunächst alle Aktivitäten, die während der Veranstaltung stattfinden sollen, und planen Sie sie dann.

Hier sind einige Beispiele:

• 6-6:30 Uhr Begrüßung
• 6:30-7:30 Uhr Fingerfood
• 7:30-8:30 Uhr Erster Redner
• 8:30-9:00 Uhr Aperitif
• 9:00-9:45 Uhr Zweiter Redner
• 9:45-10:15 Uhr Hauptgericht
• 10:15-10:45 Uhr Die Preise
• 10:45-11:00 Uhr Die Band - Konzert
• 23:00 - 1:00 Uhr DJ und geselliges Beisammensein

...PM - ....PM

Fügen Sie den Fahrplan hinzu.

Tätigkeit

Fügen Sie die Aktivität hinzu.

Standort

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Standort.

Denken Sie an einen Ort, der:

• für die Veranstaltung geeignet ist;
• für Ihre Gäste erreichbar ist (falls nicht, denken Sie an Transportmöglichkeiten);
• in das Budget passt;
• hat verfügbare Termine für Ihre Veranstaltung.

Fügen Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinzu.

Adresse

Fügen Sie die Adresse des Standorts hinzu.

Hinweis: Sie sollten sie auch Ihren Gästen gegenüber erwähnen, wenn Sie sie einladen.

Name des Standortes

Fügen Sie den Namen des Ortes hinzu.

Hier ihre Website hinzufügen

Gäste

Die Gäste sind eines der wichtigsten Elemente einer Veranstaltung.

Einladungen

Je nach Art Ihrer Veranstaltung sollten Sie sich überlegen, wie Sie die Teilnehmer einladen möchten:

Gästeliste

GÄSTELISTE

Überlegen Sie nun, welche Personen Sie einladen möchten.

Erstellen Sie eine Gästeliste in Notizen:
Fügen Sie Ihre Gästeliste hinzu

Anzahl der Gäste

Wie viele Gäste haben Sie?

Schreiben Sie die Gesamtzahl der Personen, die teilnehmen werden.

.... Personen

Allgemein Infos

Beginnen wir mit den allgemeinen Informationen über die Veranstaltung.

Veranstalter

Fügen Sie die Personen hinzu, die diese Veranstaltung organisieren/ausrichten.

Name

Fügen Sie den Namen hinzu.

Kontakt

Fügen Sie die Kontaktinformationen hinzu, wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.

Zeit

Fügen Sie das Zeitfenster hinzu, ohne einen genauen Zeitplan zu nennen.

zum Beispiel: 4PM - 1AM

Date

Wann wird dieses Ereignis stattfinden?

Fügen Sie den Tag oder den Zeitraum hinzu (falls es mehrere Tage gibt).

mm/tt/jjjj

Haushalt

Ein wichtiger Aspekt, mit dem Sie beginnen sollten, ist Ihr Gesamtbudget.

.... $

Art der Veranstaltung

Welche Art von Veranstaltung möchten Sie planen?

Ihre Veranstaltung