Come pianificare un evento in modo semplice
Questo modello ti aiuta a organizzare tutti gli aspetti del tuo evento suddividendo le attività in passaggi gestibili. Inizia compilando i dettagli principali, come la data dell’evento, la location e la lista degli invitati. Successivamente, definisci attività come gli inviti, il catering e le decorazioni, assegnando delle scadenze per assicurarti che tutto si svolga senza intoppi. Ideale sia per eventi personali che professionali, questo modello ti guida durante l’intero processo di pianificazione, assicurandoti di non trascurare alcun dettaglio.
Per gli eventi pubblici
Quest'ultimo passaggio è facoltativo e riguarda solo gli eventi pubblici.
Annunciate l'evento sul vostro sito webCreare un posterCreare annunci a pagamentoContattare e invitare la stampaInviare inviti e promemoria via e-mailCreare un comunicato stampa
Nome dell'evento
Scrivere il nome dell'evento
Decorazione
Per creare un ambiente unico e piacevole, assicuratevi di avere gli ornamenti perfetti.
Potete affidarvi a un'azienda o farlo da soli.
Scrivete qui lo stile o gli elementi che volete includere, ad esempio:
I fioriPallonciniAngolo foto
Musica
Se avete un evento con musica, pensate a ciò che vi serve:
DJCover BandBanda musicaleArtistaArtisti di musica tradizionaleBallerini
Cibo & Bevande
Cibo e bevande
Extra
Qui è possibile aggiungere altre cose che si desidera offrire al proprio evento, come ad esempio:
Barretta di cioccolatoSigaroHookahCamion dei gelati
Menù bevande
Menù bevande
Bevande calde
Birra
Bevande analcoliche
Bevande lunghe
Cocktail
Spiriti
Vino
MENU BEVANDE
- Menu alcolico o analcolico;
- quale bevande si desidera includere;
- open bar o menu/persona.
Creare il menu delle bevande nella sezione Note
Scrivere il tipo di menu scelto.
Menu del cibo
Menu del cibo
MENU DEGLI EVENTI
MENU VEGETARIANO/VEGANO
MENU BAMBINI
Tipo di menu
MENU'
- quante portate volete avere;
- quali piatti preferite.
Create il vostro menu nella sezione Note
Non dimenticate di creare un'opzione vegetariana/vegana e menu speciali per i bambini.
Scrivete il tipo di menu scelto.
Se volete più opzioni, scrivete ognuna di esse su argomenti separati.
numero di menu
Aggiungere quante porzioni di questo tipo sono necessarie.
Personale
Ora che sono state impostate tutte le attività, è possibile scrivere tutti i dipendenti necessari.
Ad esempio:
CamerieriBaristaHostessFotografoRelatore/OspiteAnimatore per bambini
..........
numero di persone
Aggiungete il numero di persone necessarie per questa posizione.
Programma
Prima di tutto, pensate a tutte le attività che si svolgeranno durante l'evento e poi programmatele.
Ecco alcuni esempi:
- 18.00-18.30 Accoglienza
- 6:30-7:30 Finger food
- 7:30-8:30 Primo oratore
- 8:30-9:00 PM Antipasto
- 9:00-9:45 Secondo oratore
- 9:45-10:15 Corso principale
- 10:15-10:45 I premi
- 10:45-11:00 La band - concerto
- 11:00 PM - 1:00 AM DJ e socializzazione
...PM - ....PM
Aggiungere l'orario.
Attività
Aggiungere l'attività.
Posizione
Un altro aspetto importante è la posizione.
Pensate a un luogo che:
- sia appropriato per l'evento;
- sia accessibile per i vostri ospiti (se non lo è, pensate ai mezzi di trasporto);
- rientri nel budget;
- ha date disponibili per il vostro evento.
Aggiungere un numero di telefono o un indirizzo e-mail.
Indirizzo
Aggiungere l'indirizzo della sede.
Nota: dovreste indicarlo anche ai vostri ospiti quando li invitate.
Nome della località
Aggiungere il nome della località.
Aggiungi il loro sito web qui
Ospiti
Gli ospiti sono uno degli elementi più importanti di un evento.
Inviti
A seconda del tipo di evento, pensate a come invitare le persone:
TelefonataEmailInviti fisici
Elenco degli ospiti
LISTA DEGLI UTENTI
Ora pensate a persone specifiche che vorreste invitare.
Create un elenco degli invitati nelle note:
Aggiungere l'elenco degli invitati
Numero di ospiti
Quanti ospiti avete?
Scrivete il numero totale di persone che parteciperanno.
.... persons
Generale Info
Iniziamo con le informazioni generali sull'evento.
Organizzatori
Aggiungere le persone che organizzano/ospitano questo evento.
Nome
Aggiungere il nome.
Contatto
Aggiungete le informazioni di contatto, come il numero di telefono o lindirizzo e-mail.
Tempo
Aggiungere la fascia oraria, senza specificare l'orario.
ad esempio: 4PM - 1AM
Data
Quando avverrà questo evento?
Aggiungere il giorno o il periodo (se ci sono più giorni).
mm/dd/yyyy
Bilancio
Un aspetto importante da cui partire è il budget totale.
.... $
Tipo di evento
Che tipo di evento volete organizzare?
Festa di compleannoAnniversaryRiunioneLancio del prodottoSfilata di modaFesta di NataleFormazione di gruppoFestivalFieraPromCongressoGrande aperturaFundraisingLa caritàConcorsoLaureaCerimonie
Il vostro evento
