Evento anual de lanzamiento

Acerca de esta plantilla

Plantilla para el evento anual de lanzamiento

Usa esta plantilla de evento anual de lanzamiento para planificar la reunión que da inicio al año de tu empresa y alinea a todo el equipo con los mismos objetivos.

Organiza todos los detalles en un solo lugar:

• Objetivos: los resultados del año anterior y las prioridades para el nuevo año.
• Agenda: presentaciones, ponentes, talleres y actividades de equipo.
• Logística: fecha, lugar, presupuesto, catering y equipos.
• Comunicación: invitaciones, recordatorios y materiales para los participantes.
• Seguimiento: comentarios, tareas pendientes y próximos pasos después del evento.

Asigna tareas y plazos a cada parte para que tu equipo empiece el nuevo año motivado y preparado.

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DÍA COMPLETO

Evento anual de inicio

Usa esta plantilla interactiva para planificar un evento anual de inicio, desde los primeros preparativos hasta el seguimiento final.
Compártela con tu equipo para colaborar con sus integrantes. Empieza con la descripción general del evento y, después, completa las tareas previas al evento, la agenda, los proveedores, las actividades posteriores al evento y el presupuesto.

Sustituye los marcadores grises por tu propia información. Las sugerencias son puntos de partida opcionales, no una lista de verificación fija. Añade temas adicionales según sea necesario.

💡Añade los objetivos del evento y notas de planificación

💡Adjunta un documento de planificación o el sitio web del evento

Presupuesto

Calcula el presupuesto del evento por categoría. Introduce un coste previsto en cada marcador y actualízalo a medida que se confirmen los presupuestos y las facturas. Usa una sola moneda de forma coherente y evita contabilizar dos veces el mismo gasto.

Haz un seguimiento de las estimaciones, los presupuestos confirmados, los gastos reales y una reserva para imprevistos

Viajes y alojamiento

Considera los viajes y el alojamiento de ponentes, personal o asistentes, cuando corresponda. Incluye el transporte y las pernoctaciones.

Introduce el presupuesto de viajes y alojamiento en euros. Indica qué participantes o gastos cubre este importe en Notas.

Audiovisuales y producción

Estima los gastos de audio, vídeo, iluminación, grabación, montaje y otros aspectos de producción. Incluye solo los elementos pertinentes para tu evento.

Introduce el presupuesto de audiovisuales y producción en euros. Distingue los costes estimados de los presupuestos confirmados de los proveedores en Notas.

Estima los costes de comida y bebida. Ten en cuenta el número de asistentes, las comidas, los descansos y los cargos por servicio.

Introduce el presupuesto de catering en euros. Puedes explicar el cálculo o adjuntar un presupuesto usando Notas.

Estima el coste del lugar. Incluye las tarifas de alquiler y cualquier montaje de sala o servicio específico del lugar que se requiera.

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Introduce el importe presupuestado para el lugar en euros. Si aún no se conoce el coste final, usa la estimación actual y actualízala cuando se confirme.

Después del evento

Planifica lo que ocurrirá después del evento de inicio. Usa estos marcadores para anotar seguimientos, comentarios, resultados y tareas que ayuden a convertir las ideas en acciones.

Haz un seguimiento de las decisiones, los responsables y los plazos de seguimiento

Añade una acción final posterior al evento que fomente la rendición de cuentas o la mejora futura. Piensa en compromisos, lecciones aprendidas o asuntos pendientes.

¿Cómo evaluarás el éxito de la reunión inicial? Añade una tarea de seguimiento que te ayude a recopilar comentarios o evaluar los resultados.

Añade una tarea para registrar o compartir lo ocurrido. ¿Qué decisiones, recursos o próximos pasos deberían recibir los asistentes?

añadir tarea posterior al evento

Elige una tarea de seguimiento que deba realizarse poco después del evento. Piensa en cómo te comunicarás con los participantes y qué información necesitan.

Proveedores

Enumera los socios externos o proveedores de servicios necesarios para el evento. Para cada categoría, indica el proveedor elegido y reúne los contactos, requisitos y acuerdos pertinentes.

💡 Registra los contactos de los proveedores, los presupuestos y el estado de confirmación

💡 Adjunta el sitio web o la propuesta de un proveedor

Impresión

Identifica las necesidades de impresión y señalización física, como acreditaciones, folletos, programas o materiales con la marca.

Introduce el nombre del proveedor de impresión o indica qué equipo interno se encarga de la producción. Incluye los detalles de entrega y aprobación en Notas.

Fotografía

Decide si necesitas cobertura fotográfica o de vídeo. Piensa en qué momentos documentar y cómo se utilizarán las imágenes después del evento.

Introduce el nombre del fotógrafo o del equipo de producción. Añade las expectativas de entrega o una lista de tomas en Notas.

Audiovisuales e iluminación

Identifica quién proporcionará y manejará el equipo de audio y vídeo, los micrófonos, las pantallas y la iluminación. Comprueba qué ofrece ya el lugar.

Introduce el nombre del proveedor de audiovisuales e iluminación o identifica al equipo interno responsable. Añade los requisitos técnicos en Notas.

Catering

¿Quién proporcionará la comida y las bebidas? Ten en cuenta las necesidades alimentarias, el número de asistentes, los horarios de servicio y si el lugar ofrece catering.

nombre del proveedor

Introduce el nombre de la empresa de catering. Añade el menú, los datos de contacto y el número confirmado de asistentes en Notas.

Agenda

Esboza el desarrollo del evento. Añade las sesiones y actividades previstas para cada parte del día. Para cada actividad, piensa en su propósito, duración, presentador y participación del público.

Añade un horario detallado, los ponentes y la duración de las sesiones

Noche

Piensa en cómo debería concluir el evento. ¿Sería apropiada una sesión nocturna, una actividad para establecer contactos, una celebración o un debate de cierre?

Introduce una actividad nocturna o sesión final. Si el evento termina antes, adapta esta sección a las actividades de cierre.

Tarde

Elige sesiones para la mitad del día. Ten en cuenta la participación, la colaboración, los descansos y cómo convertir los objetivos de la reunión inicial en planes concretos.

Introduce una actividad vespertina. Añade más temas para las sesiones adicionales e indica el horario o la persona a cargo si es necesario.

Mañana

Planifica el comienzo del día. ¿Qué ayudará a los participantes a entender los objetivos, orientarse y estar listos para contribuir?

añadir actividad

Introduce una actividad o sesión matutina. Incluye la hora de inicio en el tema o añade el ponente y la duración en Notas.

Antes del evento

Planifica el trabajo que debe realizarse antes del evento. Sustituye cada marcador por una tarea concreta y añade más tareas según sea necesario. Piensa en los plazos, las responsabilidades, la logística y la comunicación con los participantes.

Añade una lista de verificación de los preparativos o los plazos importantes

Añade una última tarea de preparación o control de calidad. Piensa en lo que podría salir mal y en cómo comprobar o confirmar que todo está listo.

💡 Asigna tareas, fija plazos y añade niveles de prioridad

¿Qué contenido o experiencia debe estar listo antes de que empiece el evento? Escribe una acción que alguien pueda completar y verificar.

💡 Asigna tareas, fija plazos y añade niveles de prioridad

Añade una tarea práctica previa al evento. Ten en cuenta el lugar, el equipamiento, los desplazamientos o los materiales que necesitarán los participantes.

💡 Asigna tareas, fija plazos y añade niveles de prioridad

Añade otra tarea de preparación. Piensa en quién debe recibir la información o qué hay que confirmar con antelación.

💡 Asigna tareas, fija plazos y añade niveles de prioridad

añadir tarea

¿Cuál es el primer paso esencial para preparar tu evento de inicio?

Introduce una tarea específica con un resultado claro. Piensa qué debe decidirse antes de que pueda comenzar el resto del trabajo.

💡 Asigna tareas, establece plazos y añade niveles de prioridad

Descripción general

Define los datos básicos antes de planificar actividades o contactar con proveedores. Piensa en el propósito del evento de inicio, quién debería asistir, cuándo y dónde tendrá lugar y quién lo coordinará.

💡 Escribe los objetivos principales y los resultados esperados

Responsable

Identifica a la persona responsable de coordinar el evento y asegurarse de que las tareas de planificación avancen.

nombre del responsable

Introduce el nombre de la persona o el equipo responsable del evento. Usa Notas para añadir responsabilidades o información de contacto.

Asistentes

Calcula cuántas personas participarán. Ten en cuenta a los miembros del equipo, los ponentes y los invitados, y si asistirán en persona o a distancia.

número de personas

Introduce el número previsto de asistentes. Actualiza esta cifra cuando se confirmen las inscripciones.

Lugar

Elige un lugar adecuado para la asistencia prevista, el formato del evento y las necesidades de equipamiento. Ten en cuenta la accesibilidad y los desplazamientos.

nombre del lugar

Introduce el nombre del lugar o, si el evento es virtual, el de la plataforma. Añade la dirección o la información para conectarse usando un enlace si resulta útil.

Fecha

Decide cuándo tendrá lugar el evento. Comprueba la disponibilidad, los días festivos, los requisitos de viaje y el tiempo necesario para prepararlo.

añadir fecha

Introduce la fecha o el intervalo de fechas del evento. Incluye el año y añade las horas de inicio y finalización en Notas si es necesario.

Nombre del evento

Ponle a tu evento de inicio un nombre claro y fácil de recordar. Debe reflejar el propósito del evento y ser fácil de reconocer en las invitaciones y los documentos de planificación.

añadir nombre

Escribe aquí el nombre del evento definitivo o provisional. Procura que sea lo bastante breve para reutilizarlo en las invitaciones y la agenda.