Événement de lancement annuel

À propos de ce modèle

Modèle d'événement de lancement annuel

Utilisez ce modèle d'événement de lancement annuel pour planifier la réunion qui ouvre l'année de votre entreprise et aligne toute l'équipe sur les mêmes objectifs.

Organisez tous les détails au même endroit :

• Objectifs : les résultats de l'année passée et les priorités pour l'année à venir.
• Programme : présentations, intervenants, ateliers et activités d'équipe.
• Logistique : date, lieu, budget, restauration et matériel.
• Communication : invitations, rappels et documents pour les participants.
• Suivi : retours, actions à mener et prochaines étapes après l'événement.

Attribuez des tâches et des échéances à chaque partie pour que votre équipe commence la nouvelle année motivée et bien préparée.

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JOURNÉE COMPLÈTE

Événement de lancement annuel

Utilisez ce modèle interactif pour planifier un événement de lancement annuel, des premières préparations au suivi final.
Partagez-le avec votre équipe pour collaborer avec elle. Commencez par la présentation de l’événement, puis complétez les tâches préalables, le programme, les fournisseurs, les activités après l’événement et le budget.

Remplacez les espaces réservés gris par vos propres informations. Les suggestions sont des points de départ facultatifs, et non une liste de contrôle fixe. Ajoutez des sujets supplémentaires au besoin.

💡Ajoutez les objectifs de l’événement et les notes de planification

💡Joignez un document de planification ou le site Web de l’événement

Budget

Estimez le budget de l’événement par catégorie. Saisissez un coût prévu dans chaque espace réservé, puis révisez-le à mesure que les devis et les factures sont confirmés. Utilisez une seule devise de façon cohérente et évitez de compter deux fois la même dépense.

Suivre les estimations, les devis confirmés, les dépenses réelles et une réserve pour imprévus

Déplacements et hébergement

Prévoyez les déplacements et l’hébergement des intervenants, du personnel ou des participants, le cas échéant. Incluez les transports et les nuitées.

Saisissez le budget des déplacements et de l’hébergement, en euros. Précisez dans Notes.

Audiovisuel et production

Estimez les dépenses liées à l’audiovisuel, à l’éclairage, à l’enregistrement, à la mise en scène et aux autres aspects de la production. Incluez uniquement les éléments pertinents pour votre événement.

Saisissez le budget audiovisuel et de production, en euros. Distinguez les coûts estimés des devis confirmés des prestataires dans Notes.

Estimez les coûts de restauration et de boissons. Tenez compte du nombre de participants, des repas, des pauses et des frais de service.

Saisissez le budget de restauration, en euros. Vous pouvez expliquer le calcul ou joindre un devis à l’aide de Notes.

Estimez le coût du lieu. Incluez les frais de location ainsi que les éventuels frais d’aménagement de la salle ou de services propres au lieu.

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Saisissez le montant budgété pour le lieu, en euros. Si le coût final n’est pas connu, utilisez votre estimation actuelle et mettez-la à jour après confirmation.

Après l’événement

Planifiez ce qui se passe après l’événement de lancement. Utilisez ces espaces réservés pour noter les suivis, les commentaires, les résultats et les tâches qui aideront à concrétiser les idées.

Suivre les décisions, les responsables et les échéances de suivi

Ajoutez une dernière action à mener après l’événement pour favoriser la responsabilisation ou les améliorations futures. Pensez aux engagements, aux enseignements tirés ou aux dispositions restant à prendre.

Comment évaluerez-vous la réussite du lancement ? Ajoutez une tâche de suivi qui vous aidera à recueillir des commentaires ou à évaluer les résultats.

Ajoutez une tâche pour consigner ou partager le déroulement de l’événement. Quelles décisions, ressources ou prochaines étapes les participants devraient-ils recevoir ?

ajouter une tâche après l’événement

Choisissez une tâche de suivi à effectuer peu après l’événement. Réfléchissez à la manière de communiquer avec les participants et aux informations dont ils ont besoin.

Fournisseurs

Répertoriez les partenaires externes ou prestataires de services nécessaires à l’événement. Pour chaque catégorie, indiquez le prestataire choisi, puis regroupez les coordonnées, les exigences et les accords pertinents.

💡 Consigner les coordonnées des fournisseurs, les devis et l’état des confirmations

💡 Joindre le site Web ou la proposition d’un fournisseur

Impression

Déterminez les besoins en impression et en signalétique physique, notamment les badges, les documents à distribuer, les programmes ou les supports à l’image de la marque.

Saisissez le nom du prestataire d’impression ou indiquez l’équipe interne chargée de la production. Ajoutez les détails de livraison et d’approbation dans Notes.

Photographie

Déterminez si vous avez besoin de photos ou de vidéos. Réfléchissez aux moments à immortaliser et à l’utilisation des images après l’événement.

Saisissez le nom du photographe ou de l’équipe de production. Ajoutez les attentes concernant la livraison ou une liste de prises de vue dans Notes.

Audiovisuel et éclairage

Déterminez qui fournira et utilisera le matériel audio et vidéo, les microphones, les écrans et l’éclairage. Vérifiez ce que le lieu met déjà à disposition.

Saisissez le nom du prestataire audiovisuel et éclairage, ou indiquez l’équipe interne responsable. Ajoutez les exigences techniques dans Notes.

Restauration

Qui fournira les repas et les rafraîchissements ? Tenez compte des besoins alimentaires, du nombre de participants, des horaires de service et de la restauration éventuellement proposée par le lieu.

nom du fournisseur

Saisissez le nom de votre prestataire de restauration. Ajoutez le menu, les coordonnées et le nombre de participants confirmé dans Notes.

Programme

Décrivez le déroulement de l’événement. Ajoutez les séances et les activités prévues pour chaque partie de la journée. Pour chaque activité, réfléchissez à son objectif, à sa durée, à son intervenant et à la participation du public.

Ajouter un programme détaillé, les intervenants et la durée des séances

Soirée

Réfléchissez à la façon de conclure l’événement. Une séance en soirée, une activité de réseautage, une célébration ou une discussion de clôture serait-elle appropriée ?

Saisissez une activité ou session de soirée. Si l’événement se termine plus tôt, adaptez cette section aux activités de clôture.

Après-midi

Choisissez les séances du milieu de journée. Pensez à la participation, à la collaboration, aux pauses et à la manière de transformer les objectifs du lancement en plans concrets.

Saisissez une activité de l’après-midi. Ajoutez d’autres sujets pour les sessions supplémentaires et indiquez leur horaire ou leur animateur si nécessaire.

Matin

Planifiez le début de la journée. Qu’est-ce qui aidera les participants à comprendre les objectifs, à prendre leurs repères et à se sentir prêts à contribuer ?

ajouter une activité

Saisissez une activité ou session du matin. Indiquez son heure de début dans le sujet ou ajoutez le nom de l’intervenant et la durée dans Notes.

Avant l’événement

Planifiez les tâches à accomplir avant l’événement. Remplacez chaque espace réservé par une tâche concrète et ajoutez-en d’autres au besoin. Pensez aux échéances, aux responsabilités, à la logistique et à la communication avec les participants.

Ajouter une liste de préparation ou des échéances importantes

Ajoutez une dernière tâche de préparation ou de contrôle qualité. Pensez à ce qui pourrait mal se passer et à la façon de tester ou de confirmer que tout est prêt.

💡 Attribuez les tâches, fixez des échéances et définissez des niveaux de priorité

Quel contenu ou quelle expérience doit être prêt avant le début de l’événement ? Indiquez une action qu’une personne peut réaliser et vérifier.

💡 Attribuez les tâches, fixez des échéances et définissez des niveaux de priorité

Ajoutez une tâche pratique à effectuer avant l’événement. Pensez au lieu, à l’équipement, aux déplacements ou au matériel dont les participants auront besoin.

💡 Attribuez les tâches, fixez des échéances et définissez des niveaux de priorité

Ajoutez une autre tâche de préparation. Pensez aux personnes à informer ou aux éléments à confirmer à l’avance.

💡 Attribuez les tâches, fixez des échéances et définissez des niveaux de priorité

ajouter une tâche

Quelle est la première étape essentielle pour préparer votre événement de lancement ?

Saisissez une tâche précise avec un résultat clair. Réfléchissez à ce qui doit être décidé avant de pouvoir commencer les autres travaux.

💡 Attribuez des tâches, fixez des échéances et ajoutez des niveaux de priorité

Présentation

Définissez les informations de base avant de planifier les activités ou de contacter les fournisseurs. Réfléchissez à l’objectif de l’événement de lancement, aux personnes qui devraient y participer, à la date et au lieu, ainsi qu’à la personne qui le coordonnera.

💡 Indiquez les principaux objectifs et les résultats attendus

Responsable

Désignez la personne chargée de coordonner l’événement et de veiller à l’avancement des tâches de préparation.

nom du responsable

Saisissez le nom du responsable de l’événement ou de l’équipe. Utilisez Notes pour ajouter des responsabilités ou des coordonnées.

Participants

Estimez le nombre de participants. Tenez compte des membres de l’équipe, des intervenants, des invités et de la participation en personne ou à distance.

nombre de personnes

Saisissez le nombre de participants prévu. Mettez ce chiffre à jour lorsque les inscriptions seront confirmées.

Lieu

Choisissez un lieu adapté au nombre de participants attendu, au format de l’événement et aux besoins en équipement. Tenez compte de l’accessibilité et des déplacements.

nom du lieu

Saisissez le nom du lieu ou, pour un événement virtuel, celui de la plateforme. Ajoutez l’adresse ou les informations de connexion à l’aide de un lien si utile.

Date

Décidez de la date de l’événement. Vérifiez les disponibilités, les jours fériés, les besoins en matière de déplacement et le temps nécessaire à la préparation.

ajouter une date

Saisissez la date ou la période de l’événement. Indiquez l’année et ajoutez les heures de début et de fin dans Notes si nécessaire.

Nom de l’événement

Donnez à votre événement de lancement un nom clair et mémorable. Il doit refléter l’objectif de l’événement et être facile à reconnaître dans les invitations et les documents de planification.

ajouter un nom

Saisissez ici le nom définitif ou provisoire de l’événement. Faites en sorte qu’il soit assez court pour être réutilisé dans les invitations et le programme.