Adatfeldolgozási megállapodás

Adatfeldolgozási megállapodás iskoláknak

Amely létrejött a Mindomót használó iskola, iskolafenntartó vagy tankerület, illetve a Mindomót egy osztállyal használó tanár („iskola”), valamint az Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Románia („Mindomo”, „mi”) között.

1. Felek és hatály

• Az iskola az adatkezelő. A Mindomo az adatfeldolgozó.
• Ez a DPA az iskola diákjainak, tanárainak és munkatársainak, valamint egy tanár osztálya diákjainak fiókjaiban és tartalmában lévő személyes adatokra terjed ki, mindaddig, amíg azokat az iskola nevében kezeljük.
• Az adatokat az 1. melléklet írja le. Ahol ez a DPA és a Felhasználási feltételek a személyes adatok tekintetében eltérnek, ez a DPA az irányadó.

2. Utasítások

Az adatokat kizárólag azért kezeljük, hogy a Mindomót az iskola, a diákjai és a munkatársai rendelkezésére bocsássuk, úgy, ahogyan azt az adminisztrátorai és a tanárai beállítják, valamint az iskola egyéb dokumentált utasításai alapján, kivéve, ha jogszabály mást ír elő; erről ilyenkor előzetesen tájékoztatjuk az iskolát, kivéve, ha jogszabály ezt tiltja. Tájékoztatjuk az iskolát, ha úgy véljük, hogy egy utasítás sérti az adatvédelmi jogszabályokat. Az adatokat soha nem adjuk el, soha nem használjuk hirdetésre, és soha nem használjuk AI-modellek tanítására.

3. Titoktartás

A Mindomónál mindenkit, aki hozzáférhet az adatokhoz, titoktartási kötelezettség terhel, és csak akkor fér hozzájuk, ha ez a szolgáltatás nyújtásához vagy az ügyfélszolgálathoz szükséges.

4. Biztonság

Az adatokat a Biztonság oldalunkon ismertetett technikai és szervezési intézkedésekkel védjük. A Mindomo ISO/IEC 27001 és ISO/IEC 27701 szerinti tanúsítvánnyal rendelkezik.

5. További adatfeldolgozók

• Az iskola engedélyezi a 2. mellékletben szereplő további adatfeldolgozók igénybevételét. Mindegyiküket olyan szerződés köti, amely ugyanazokat az adatvédelmi kötelezettségeket tartalmazza, mint ez a DPA.
• Az új további adatfeldolgozót legalább 30 nappal előre bejelentjük ezen az oldalon, valamint e-mailben az iskola adminisztrátorainak. Az iskola észszerű adatvédelmi okból kifogást emelhet; ha a kifogást nem tudjuk orvosolni, az iskola megszüntetheti a licencét, és visszakapja a díj fel nem használt részét.
• Az EU-n kívülre irányuló adattovábbítások az EU–USA adatvédelmi kereten vagy az Európai Bizottság általános adatvédelmi kikötésein alapulnak.

6. Segítségnyújtás

Segítünk az iskolának megválaszolni a diákok, a szülők és a munkatársak kérelmeit (hozzáférés, helyesbítés, törlés, exportálás), főként a Mindomóban és annak adminisztrátori felületén elérhető eszközökkel, valamint segítünk a saját értékeléseiben, például az adatvédelmi hatásvizsgálatban. Az iskolának továbbítunk minden, az adatairól hozzánk érkező kérelmet, a szülőktől érkezőket is.

7. Adatvédelmi incidensek

Az iskola adatait érintő adatvédelmi incidensről indokolatlan késedelem nélkül értesítjük az iskolát, miután tudomást szereztünk róla; közöljük, amit tudunk, és amit az ügyben teszünk, és ahogy többet megtudunk, tájékoztatjuk.

8. Amikor a licenc megszűnik

Az iskola dönti el, mi történik az adataival. Bármikor kérhet exportot vagy törlést, az ügyfélszolgálaton vagy az adminisztrátori felületen keresztül. Ha a licence megszűnésekor nem ad utasítást, a következők alkalmazandók, és az iskola e DPA elfogadásával ezt választja:

• Azok a fiókok, amelyeknek a felhasználói saját maguk fogadták el Felhasználási feltételeinket (tanárok, munkatársak és az önállóan regisztrált diákok), a felhasználók saját fiókjaiként működnek tovább, a tartalmukkal együtt. A licenc megszűnésétől kezdve ezek tekintetében a Mindomo az adatkezelő, Adatvédelmi szabályzata szerint.
• Az iskola által létrehozott fiókok (PIN-kóddal, CSV-importtal vagy osztálynévsorral, illetve a Clever, a Skolon vagy az LTI révén) változatlanul az iskola adatai maradnak, így megújításkor minden ott folytatódik, ahol abbamaradt. Törölhetjük azt a fiókot, amelybe a licenc megszűnése után 12 hónapig senki nem jelentkezett be, miután értesítettük az iskola adminisztrátorait. Ilyen fiókot magunktól soha nem alakítunk személyes fiókká: annak a diáknak, aki tovább szeretné használni, előbb saját magának kell elfogadnia Feltételeinket.
• Az iskola ehelyett kérheti az összes fiókja törlését, vagy csak az általa létrehozott fiókokét.

9. Auditok

Az e DPA-nak való megfelelést az ISO/IEC 27001 és 27701 szerinti tanúsítványainkkal és azok auditjelentéseivel igazoljuk, valamint azzal, hogy megválaszoljuk az iskola észszerű kérdéseit. Helyszíni auditra csak akkor kerül sor, ha jogszabály írja elő, észszerű előzetes értesítés mellett, az iskola költségén.

1. melléklet. Mit kezelünk

• Érintettek: az iskola diákjai, tanárai és munkatársai; a szülők, ha egy diák megnevez egyet a jóváhagyáshoz; más személyek, akiket az iskola meghív.
• Adatok: fiókadatok (név, e-mail-cím vagy felhasználónév, szerepkör, korcsoport, osztály- és csoporttagság); az általuk létrehozott, feltöltött és megosztott tartalom; megjegyzések, feladatok, visszajelzések és jegyek; a Mindomo AI-nak küldött kérések és az asszisztenssel folytatott csevegések, ha az iskola engedélyezi a Mindomo AI-t; biztonsági naplók (IP-cím, böngésző, bejelentkezések).
• Cél: a Mindomo biztosítása az iskola, a diákjai és a munkatársai számára, oktatási célra.
• Időtartam: amíg az iskola a Mindomót használja, utána a §8 szerint.
• Hely: a tárolás Németországban történik, a biztonsági mentések is Németországban vannak.

2. melléklet. További adatfeldolgozók

Azok a szolgáltatások, amelyeket az iskola maga csatlakoztat, például a Clever, a Skolon, a Yilan, a tanulási platformja (LTI), az egyszeri bejelentkezése (SAML) vagy a Google Classroom, az iskola saját szolgáltatásai, nem a mi további adatfeldolgozóink.

Amikor egy funkció a Microsofton keresztül a weben vagy képeket keres, a keresőkifejezés a Microsoft keresőszolgáltatásához kerül, amely azt az EU-n kívül is kezelheti. E keresések tekintetében a Microsoft nem a mi további adatfeldolgozónk: a keresőkifejezést saját felelősségére kezeli, a Microsoft Privacy Statement szerint.

3. melléklet. Országspecifikus feltételek iskoláknak

Egyesült Államok

• A Mindomo a FERPA szerinti, jogos oktatási érdekkel rendelkező „school official” (iskolai tisztviselő) minőségben jár el, az iskola közvetlen ellenőrzése alatt az oktatási nyilvántartások felhasználása és megőrzése tekintetében.
• Az iskola a COPPA alapján engedélyezi diákjai fiókjait, kizárólag oktatási célú használatra, és semmilyen egyéb kereskedelmi célra.
• Nincs a diákoknak szóló hirdetés, nincs a diákok adatainak értékesítése, és nincs a diákokra vonatkozó profilalkotás.
• Fizetős licenc esetén kérésre aláírjuk a tankerület vagy az állam saját adatvédelmi megállapodását.

Kanada

• Az iskolafenntartó őrzi meg a diákjai személyes adatai feletti rendelkezést és ellenőrzést, Ontario önkormányzati információszabadságról és a magánszféra védelméről szóló törvénye (Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act, MFIPPA) és a többi tartomány ennek megfelelő törvényei, például Brit Columbia FOIPPA törvénye, Québec 25. sz. törvénye és Alberta adatvédelmi törvényei alapján.
• Az adatokat Németországban tároljuk.
• A szerződés végén az adatokat a fenntartó utasítása szerint visszaadjuk vagy töröljük (§8).
• Fizetős licenc esetén kérésre aláírjuk a fenntartó saját megállapodását.

Egyesült Királyság

• A UK GDPR és a Data Protection Act 2018 (az Egyesült Királyság adatvédelmi törvénye) alkalmazandó, adott esetben a GDPR helyett.
• Képviselőnk az Egyesült Királyságban: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Az Egyesült Királyságból történő adattovábbítások az Egyesült Királyság szabályait követik: az EU–USA adatvédelmi keret egyesült királyságbeli kiterjesztését (UK Extension) vagy az általános adatvédelmi kikötések egyesült királyságbeli kiegészítését (UK Addendum).

Hogyan fogadják el az iskolák ezt a DPA-t

• Minden iskola és tanár, bármely csomagban, legyen az ingyenes vagy fizetős: ez a DPA akkor alkalmazandó, amikor egy adminisztrátor az iskola nevében elfogadja a Felhasználási feltételeket, vagy amikor egy tanár egy osztállyal használja a Mindomót. Semmit nem kell aláírni.
• Fizetős licenc esetén e DPA általunk is aláírt példányát is rendelkezésre bocsátjuk, vagy aláírjuk az iskola, a tankerület vagy a fenntartó saját megállapodását. Írjon a support@mindomo.com címre.

Adatfeldolgozási megállapodás cégeknek

Amely létrejött a Mindomót a tagjai számára használó cég, csapat vagy más szervezet („szervezet”), valamint az Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Románia („Mindomo”, „mi”) között. Az iskolák az iskoláknak szóló változatot használják.

1. Felek és hatály

• A szervezet az adatkezelő. A Mindomo az adatfeldolgozó.
• Ez a DPA a szervezet tagjainak (munkavállalók, vállalkozók és más személyek, akiket a szervezet felvesz a csapatába) fiókjaiban és tartalmában lévő személyes adatokra terjed ki, mindaddig, amíg azokat a szervezet nevében kezeljük.
• Az adatokat az 1. melléklet írja le. Ahol ez a DPA és a Felhasználási feltételek a személyes adatok tekintetében eltérnek, ez a DPA az irányadó.
• A szervezet vásárlásai és számlái, valamint – ügyfelünkként – adminisztrátorainak elérhetőségi adatai tekintetében a Mindomo adatkezelő, Adatvédelmi szabályzata szerint.

2. Utasítások

Az adatokat kizárólag azért kezeljük, hogy a Mindomót a szervezet és a tagjai rendelkezésére bocsássuk, úgy, ahogyan azt az adminisztrátorai beállítják, valamint a szervezet egyéb dokumentált utasításai alapján, kivéve, ha jogszabály mást ír elő; erről ilyenkor előzetesen tájékoztatjuk a szervezetet, kivéve, ha jogszabály ezt tiltja. Tájékoztatjuk a szervezetet, ha úgy véljük, hogy egy utasítás sérti az adatvédelmi jogszabályokat. Az adatokat soha nem adjuk el, soha nem használjuk hirdetésre, és soha nem használjuk AI-modellek tanítására.

3. Titoktartás

A Mindomónál mindenkit, aki hozzáférhet az adatokhoz, titoktartási kötelezettség terhel, és csak akkor fér hozzájuk, ha ez a szolgáltatás nyújtásához vagy az ügyfélszolgálathoz szükséges.

4. Biztonság

Az adatokat a Biztonság oldalunkon ismertetett technikai és szervezési intézkedésekkel védjük. A Mindomo ISO/IEC 27001 és ISO/IEC 27701 szerinti tanúsítvánnyal rendelkezik.

5. További adatfeldolgozók

• A szervezet engedélyezi a 2. mellékletben szereplő további adatfeldolgozók igénybevételét. Mindegyiküket olyan szerződés köti, amely ugyanazokat az adatvédelmi kötelezettségeket tartalmazza, mint ez a DPA.
• Az új további adatfeldolgozót legalább 30 nappal előre bejelentjük ezen az oldalon, valamint e-mailben a szervezet adminisztrátorainak. A szervezet észszerű adatvédelmi okból kifogást emelhet; ha a kifogást nem tudjuk orvosolni, a szervezet megszüntetheti a licencét, és visszakapja a díj fel nem használt részét.
• Az EU-n kívülre irányuló adattovábbítások az EU–USA adatvédelmi kereten vagy az Európai Bizottság általános adatvédelmi kikötésein alapulnak.

6. Segítségnyújtás

Segítünk a szervezetnek megválaszolni a tagjai kérelmeit (hozzáférés, helyesbítés, törlés, exportálás), főként a Mindomóban és annak adminisztrátori felületén elérhető eszközökkel, valamint segítünk a saját értékeléseiben, például az adatvédelmi hatásvizsgálatban. A szervezetnek továbbítunk minden, az adatairól hozzánk érkező kérelmet.

7. Adatvédelmi incidensek

A szervezet adatait érintő adatvédelmi incidensről indokolatlan késedelem nélkül értesítjük a szervezetet, miután tudomást szereztünk róla; közöljük, amit tudunk, és amit az ügyben teszünk, és ahogy többet megtudunk, tájékoztatjuk.

8. Amikor a licenc megszűnik, vagy egy tag távozik

A szervezet dönti el, mi történik az adataival. Bármikor kérhet exportot vagy törlést, az ügyfélszolgálaton vagy az adminisztrátori felületen keresztül. Ha a licence megszűnésekor nem ad utasítást, a következők alkalmazandók, és a szervezet e DPA elfogadásával ezt választja:

• Azok a fiókok, amelyeknek a felhasználói saját maguk fogadták el Felhasználási feltételeinket, a felhasználók saját fiókjaiként működnek tovább, a csapat megosztott mappáin kívüli tartalmukkal együtt. A licenc megszűnésétől kezdve ezek tekintetében a Mindomo az adatkezelő, Adatvédelmi szabályzata szerint.
• A szervezet által saját maga létrehozott fiókok változatlanul a szervezet adatai maradnak, így megújításkor minden ott folytatódik, ahol abbamaradt. Törölhetjük azt a fiókot, amelybe a licenc megszűnése után 12 hónapig senki nem jelentkezett be, miután értesítettük a szervezet adminisztrátorait.
• A szervezet ehelyett kérheti az összes fiókja törlését, vagy csak az általa létrehozott fiókokét.

Amikor egy tag elhagyja a csapatot, miközben a licenc érvényben van, az általa a csapat megosztott mappáiban létrehozott tartalom a csapatnál marad, ha egy adminisztrátor távolítja el; az a tag, aki magától távozik, magával viheti, ha saját fizetős csomaggal folytatja, egyébként a csapatnál marad. A teljes szabály a Felhasználási feltételek B részében található.

9. Auditok

Az e DPA-nak való megfelelést az ISO/IEC 27001 és 27701 szerinti tanúsítványainkkal és azok auditjelentéseivel igazoljuk, valamint azzal, hogy megválaszoljuk a szervezet észszerű kérdéseit. Helyszíni auditra csak akkor kerül sor, ha jogszabály írja elő, észszerű előzetes értesítés mellett, a szervezet költségén.

1. melléklet. Mit kezelünk

• Érintettek: a szervezet munkavállalói, vállalkozói és más tagjai, valamint azok, akiket a velük való közös munkára meghív.
• Adatok: fiókadatok (név, e-mail-cím, szerepkör, csoporttagság); az általuk létrehozott, feltöltött és megosztott tartalom; megjegyzések és feladatok; a Mindomo AI-nak küldött kérések és az asszisztenssel folytatott csevegések, ha a szervezet engedélyezi a Mindomo AI-t; biztonsági naplók (IP-cím, böngésző, bejelentkezések).
• Cél: a Mindomo biztosítása a szervezet és a tagjai számára.
• Időtartam: amíg a szervezet a Mindomót használja, utána a §8 szerint.
• Hely: a tárolás Németországban történik, a biztonsági mentések is Németországban vannak.

2. melléklet. További adatfeldolgozók

Azok a szolgáltatások, amelyeket a szervezet maga csatlakoztat, például az egyszeri bejelentkezése (SAML), a szervezet saját szolgáltatásai, nem a mi további adatfeldolgozóink.

Amikor egy funkció a Microsofton keresztül a weben vagy képeket keres, a keresőkifejezés a Microsoft keresőszolgáltatásához kerül, amely azt az EU-n kívül is kezelheti. E keresések tekintetében a Microsoft nem a mi további adatfeldolgozónk: a keresőkifejezést saját felelősségére kezeli, a Microsoft Privacy Statement szerint.

3. melléklet. Országspecifikus feltételek cégeknek

Egyesült Királyság

• A UK GDPR és a Data Protection Act 2018 (az Egyesült Királyság adatvédelmi törvénye) alkalmazandó, adott esetben a GDPR helyett.
• Képviselőnk az Egyesült Királyságban: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Az Egyesült Királyságból történő adattovábbítások az Egyesült Királyság szabályait követik: az EU–USA adatvédelmi keret egyesült királyságbeli kiterjesztését (UK Extension) vagy az általános adatvédelmi kikötések egyesült királyságbeli kiegészítését (UK Addendum).

Egyesült Államok

• Ha a szervezetre az Egyesült Államok valamely tagállamának adatvédelmi törvénye, például a kaliforniai fogyasztói adatvédelmi törvény (California Consumer Privacy Act) alkalmazandó, a Mindomo a szervezet „service provider” (szolgáltató) vagy „processor” (adatfeldolgozó) minőségében jár el: az adatokat kizárólag arra használjuk, hogy a Mindomót a szervezet rendelkezésére bocsássuk, nem adjuk el és nem osztjuk meg őket, és saját céljainkra nem kombináljuk más forrásból származó adatokkal.

Hogyan fogadják el a szervezetek ezt a DPA-t

• Minden szervezet, bármely csomagban, legyen az ingyenes vagy fizetős: ez a DPA akkor alkalmazandó, amikor egy adminisztrátor a szervezet nevében elfogadja a Felhasználási feltételeket. Semmit nem kell aláírni.
• Fizetős licenc esetén e DPA általunk is aláírt példányát is rendelkezésre bocsátjuk, vagy aláírjuk a szervezet saját adatfeldolgozási megállapodását. Írjon a support@mindomo.com címre.