Databehandleraftale

Databehandleraftale for skoler

Mellem den skole, den skoleforvaltning eller det skoledistrikt, der bruger Mindomo, eller den lærer, der bruger Mindomo med en klasse („skolen“), og Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Rumænien („Mindomo“, „vi“).

1. Parter og anvendelsesområde

• Skolen er dataansvarlig. Mindomo er databehandler.
• Denne databehandleraftale omfatter personoplysningerne i konti og indhold tilhørende skolens elever, lærere og personale og eleverne i en lærers klasse, så længe vi behandler dem for skolen.
• Bilag 1 beskriver dataene. Hvor denne databehandleraftale og brugsbetingelserne afviger fra hinanden om personoplysninger, har denne databehandleraftale forrang.

2. Instruks

Vi behandler kun dataene for at levere Mindomo til skolen, dens elever og dens personale, sådan som dens administratorer og lærere indstiller det, og efter dens øvrige dokumenterede instrukser, medmindre loven kræver andet; i så fald giver vi først skolen besked, medmindre loven forbyder det. Vi giver skolen besked, hvis vi mener, at en instruks er i strid med databeskyttelsesretten. Vi sælger aldrig dataene, bruger dem aldrig til reklame og bruger dem aldrig til at træne AI-modeller.

3. Fortrolighed

Alle hos Mindomo, der har adgang til dataene, er forpligtet til fortrolighed og tilgår dem kun, når det er nødvendigt for at levere tjenesten eller support.

4. Sikkerhed

Vi beskytter dataene med de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er beskrevet på vores side Sikkerhed. Mindomo er certificeret efter ISO/IEC 27001 og ISO/IEC 27701.

5. Underdatabehandlere

• Skolen godkender underdatabehandlerne i bilag 2. Hver af dem er bundet af en kontrakt med de samme databeskyttelsesforpligtelser som denne databehandleraftale.
• Vi varsler en ny underdatabehandler mindst 30 dage i forvejen, på denne side og pr. e-mail til skolens administratorer. Skolen kan gøre indsigelse af en rimelig databeskyttelsesmæssig grund; hvis vi ikke kan imødekomme indsigelsen, kan skolen bringe sin licens til ophør og få den ubrugte del af sin betaling tilbage.
• Overførsler uden for EU sker på grundlag af databeskyttelsesrammen mellem EU og USA (EU-US Data Privacy Framework) eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

6. Hjælp

Vi hjælper skolen med at besvare anmodninger fra elever, forældre og personale (indsigt, berigtigelse, sletning, eksport), for det meste gennem værktøjerne i Mindomo og dets administrationskonsol, og med skolens egne vurderinger, såsom en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse. Vi videresender til skolen enhver anmodning, vi modtager om dens data, også fra en forælder.

7. Brud på persondatasikkerheden

Vi underretter skolen om et brud på persondatasikkerheden, der berører dens data, uden unødig forsinkelse, efter at vi er blevet opmærksomme på det, med det, vi ved, og det, vi gør ved det, og vi holder skolen opdateret, efterhånden som vi får mere at vide.

8. Når licensen ophører

Skolen bestemmer, hvad der sker med dens data. Den kan til enhver tid bede om en eksport eller om sletning, gennem support eller administrationskonsollen. Hvis den ikke giver nogen instruks, når dens licens ophører, gælder følgende, og skolen vælger det ved at acceptere denne databehandleraftale:

• Konti, hvis brugere selv har accepteret vores brugsbetingelser (lærere, personale og elever, der selv har tilmeldt sig), fortsætter som brugernes egne konti, med deres indhold. Fra licensens ophør er Mindomo dataansvarlig for dem i henhold til sin privatlivspolitik.
• Konti, som skolen har oprettet (med en PIN-kode, en CSV-import eller en klasseliste, eller via Clever, Skolon eller LTI), forbliver skolens data, uændret, så en fornyelse fortsætter, hvor den slap. Vi kan slette en konto, som ingen har logget ind på i 12 måneder efter licensens ophør, efter at have underrettet skolens administratorer. Vi gør aldrig på egen hånd en sådan konto til en personlig konto: en elev, der vil blive ved med at bruge den, skal først selv acceptere vores betingelser.
• Skolen kan i stedet bede om, at alle dens konti slettes, eller kun de konti, den har oprettet.

9. Revisioner

Vi påviser, at denne databehandleraftale overholdes, gennem vores ISO/IEC 27001- og 27701-certifikater og deres revisionsrapporter og ved at besvare skolens rimelige spørgsmål. Revisioner på stedet finder kun sted, hvor loven kræver dem, med rimeligt varsel og for skolens regning.

Bilag 1. Hvad vi behandler

• Registrerede personer: skolens elever, lærere og personale; forældre, hvor en elev angiver en forælder til godkendelse; andre personer, som skolen inviterer.
• Data: kontodata (navn, e-mailadresse eller brugernavn, rolle, aldersgruppe, klasse- og gruppemedlemskab); det indhold, de opretter, uploader og deler; kommentarer, opgaver, feedback og karakterer; anmodninger til Mindomo AI og assistentchats, hvor skolen tillader Mindomo AI; sikkerhedslogfiler (IP-adresse, browser, logins).
• Formål: at levere Mindomo til skolen, dens elever og dens personale til undervisningsbrug.
• Varighed: så længe skolen bruger Mindomo, derefter som beskrevet i §8.
• Placering: hostet i Tyskland, med backups i Tyskland.

Bilag 2. Underdatabehandlere

Tjenester, som skolen selv forbinder, såsom Clever, Skolon, Yilan, dens læringsplatform (LTI), dens single sign-on (SAML) eller Google Classroom, er skolens egne tjenester, ikke vores underdatabehandlere.

Når en funktion søger på internettet eller efter billeder via Microsoft, går søgeforespørgslen til Microsofts søgetjeneste, som kan behandle den uden for EU. For de søgninger er Microsoft ikke vores underdatabehandler: Microsoft behandler forespørgslen på eget ansvar i henhold til Microsoft Privacy Statement.

Bilag 3. Landespecifikke vilkår for skoler

USA

• Mindomo handler som „school official“ (skolerepræsentant) med en legitim uddannelsesmæssig interesse i henhold til FERPA, under skolens direkte kontrol med brugen og opbevaringen af elevjournaler (education records).
• Skolen godkender sine elevers konti i henhold til COPPA, kun til undervisningsbrug og ikke til noget andet kommercielt formål.
• Ingen reklame rettet mod elever, intet salg af elevdata og ingen profilering af elever.
• Med en betalt licens underskriver vi efter anmodning et distrikts eller en delstats egen databeskyttelsesaftale.

Canada

• Skoleforvaltningen bevarer rådigheden over og kontrollen med sine elevers personoplysninger i henhold til Ontarios Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) og de tilsvarende love i de andre provinser, såsom British Columbias FOIPPA, Québecs lov 25 og Albertas love om privatlivsbeskyttelse.
• Dataene opbevares i Tyskland.
• Ved kontraktens ophør tilbageleverer eller sletter vi dataene efter skoleforvaltningens instruks (§8).
• Med en betalt licens underskriver vi efter anmodning en skoleforvaltnings egen aftale.

Det Forenede Kongerige

• UK GDPR og Data Protection Act 2018 gælder i stedet for GDPR, hvor det er relevant.
• Vores repræsentant i Det Forenede Kongerige: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Overførsler fra Det Forenede Kongerige følger de britiske regler: den britiske udvidelse (UK Extension) til databeskyttelsesrammen mellem EU og USA (EU-US Data Privacy Framework) eller det britiske tillæg (UK Addendum) til standardkontraktbestemmelserne.

Sådan accepterer skoler denne databehandleraftale

• Alle skoler og lærere, på enhver plan, gratis eller betalt: denne databehandleraftale gælder, når en administrator accepterer brugsbetingelserne på skolens vegne, eller når en lærer bruger Mindomo med en klasse. Intet skal underskrives.
• Med en betalt licens leverer vi også et medunderskrevet eksemplar af denne databehandleraftale eller underskriver skolens, distriktets eller skoleforvaltningens egen aftale. Skriv til support@mindomo.com.

Databehandleraftale for virksomheder

Mellem den virksomhed, det team eller den anden organisation, der bruger Mindomo til sine medlemmer („organisationen“), og Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Rumænien („Mindomo“, „vi“). Skoler bruger versionen for skoler.

1. Parter og anvendelsesområde

• Organisationen er dataansvarlig. Mindomo er databehandler.
• Denne databehandleraftale omfatter personoplysningerne i konti og indhold tilhørende organisationens medlemmer (medarbejdere, eksterne konsulenter og de andre personer, den føjer til sit team), så længe vi behandler dem for organisationen.
• Bilag 1 beskriver dataene. Hvor denne databehandleraftale og brugsbetingelserne afviger fra hinanden om personoplysninger, har denne databehandleraftale forrang.
• For organisationens køb og fakturaer og for dens administratorers kontaktoplysninger som vores kunde er Mindomo dataansvarlig i henhold til sin privatlivspolitik.

2. Instruks

Vi behandler kun dataene for at levere Mindomo til organisationen og dens medlemmer, sådan som dens administratorer indstiller det, og efter dens øvrige dokumenterede instrukser, medmindre loven kræver andet; i så fald giver vi først organisationen besked, medmindre loven forbyder det. Vi giver organisationen besked, hvis vi mener, at en instruks er i strid med databeskyttelsesretten. Vi sælger aldrig dataene, bruger dem aldrig til reklame og bruger dem aldrig til at træne AI-modeller.

3. Fortrolighed

Alle hos Mindomo, der har adgang til dataene, er forpligtet til fortrolighed og tilgår dem kun, når det er nødvendigt for at levere tjenesten eller support.

4. Sikkerhed

Vi beskytter dataene med de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er beskrevet på vores side Sikkerhed. Mindomo er certificeret efter ISO/IEC 27001 og ISO/IEC 27701.

5. Underdatabehandlere

• Organisationen godkender underdatabehandlerne i bilag 2. Hver af dem er bundet af en kontrakt med de samme databeskyttelsesforpligtelser som denne databehandleraftale.
• Vi varsler en ny underdatabehandler mindst 30 dage i forvejen, på denne side og pr. e-mail til organisationens administratorer. Organisationen kan gøre indsigelse af en rimelig databeskyttelsesmæssig grund; hvis vi ikke kan imødekomme indsigelsen, kan organisationen bringe sin licens til ophør og få den ubrugte del af sin betaling tilbage.
• Overførsler uden for EU sker på grundlag af databeskyttelsesrammen mellem EU og USA (EU-US Data Privacy Framework) eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

6. Hjælp

Vi hjælper organisationen med at besvare anmodninger fra dens medlemmer (indsigt, berigtigelse, sletning, eksport), for det meste gennem værktøjerne i Mindomo og dets administrationskonsol, og med organisationens egne vurderinger, såsom en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse. Vi videresender til organisationen enhver anmodning, vi modtager om dens data.

7. Brud på persondatasikkerheden

Vi underretter organisationen om et brud på persondatasikkerheden, der berører dens data, uden unødig forsinkelse, efter at vi er blevet opmærksomme på det, med det, vi ved, og det, vi gør ved det, og vi holder organisationen opdateret, efterhånden som vi får mere at vide.

8. Når licensen ophører, eller et medlem forlader teamet

Organisationen bestemmer, hvad der sker med dens data. Den kan til enhver tid bede om en eksport eller om sletning, gennem support eller administrationskonsollen. Hvis den ikke giver nogen instruks, når dens licens ophører, gælder følgende, og organisationen vælger det ved at acceptere denne databehandleraftale:

• Konti, hvis brugere selv har accepteret vores brugsbetingelser, fortsætter som brugernes egne konti, med deres indhold uden for teamets delte mapper. Fra licensens ophør er Mindomo dataansvarlig for dem i henhold til sin privatlivspolitik.
• Enhver konto, som organisationen selv har oprettet, forbliver organisationens data, uændret, så en fornyelse fortsætter, hvor den slap. Vi kan slette en konto, som ingen har logget ind på i 12 måneder efter licensens ophør, efter at have underrettet organisationens administratorer.
• Organisationen kan i stedet bede om, at alle dens konti slettes, eller kun de konti, den har oprettet.

Når et medlem forlader teamet, mens licensen løber, bliver det indhold, medlemmet har oprettet i teamets delte mapper, hos teamet, hvis en administrator fjerner medlemmet; et medlem, der selv forlader teamet, kan tage det med sig, når medlemmet fortsætter på sin egen betalte plan, og ellers bliver det hos teamet. Den fulde regel står i del B i brugsbetingelserne.

9. Revisioner

Vi påviser, at denne databehandleraftale overholdes, gennem vores ISO/IEC 27001- og 27701-certifikater og deres revisionsrapporter og ved at besvare organisationens rimelige spørgsmål. Revisioner på stedet finder kun sted, hvor loven kræver dem, med rimeligt varsel og for organisationens regning.

Bilag 1. Hvad vi behandler

• Registrerede personer: organisationens medarbejdere, eksterne konsulenter og andre medlemmer samt de personer, den inviterer til at arbejde sammen med dem.
• Data: kontodata (navn, e-mailadresse, rolle, gruppemedlemskab); det indhold, de opretter, uploader og deler; kommentarer og opgaver; anmodninger til Mindomo AI og assistentchats, hvor organisationen tillader Mindomo AI; sikkerhedslogfiler (IP-adresse, browser, logins).
• Formål: at levere Mindomo til organisationen og dens medlemmer.
• Varighed: så længe organisationen bruger Mindomo, derefter som beskrevet i §8.
• Placering: hostet i Tyskland, med backups i Tyskland.

Bilag 2. Underdatabehandlere

Tjenester, som organisationen selv forbinder, såsom dens single sign-on (SAML), er organisationens egne tjenester, ikke vores underdatabehandlere.

Når en funktion søger på internettet eller efter billeder via Microsoft, går søgeforespørgslen til Microsofts søgetjeneste, som kan behandle den uden for EU. For de søgninger er Microsoft ikke vores underdatabehandler: Microsoft behandler forespørgslen på eget ansvar i henhold til Microsoft Privacy Statement.

Bilag 3. Landespecifikke vilkår for virksomheder

Det Forenede Kongerige

• UK GDPR og Data Protection Act 2018 gælder i stedet for GDPR, hvor det er relevant.
• Vores repræsentant i Det Forenede Kongerige: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Overførsler fra Det Forenede Kongerige følger de britiske regler: den britiske udvidelse (UK Extension) til databeskyttelsesrammen mellem EU og USA (EU-US Data Privacy Framework) eller det britiske tillæg (UK Addendum) til standardkontraktbestemmelserne.

USA

• Hvor en amerikansk delstatslov om privatlivsbeskyttelse, såsom California Consumer Privacy Act, gælder for organisationen, handler Mindomo som dens „service provider“ (tjenesteudbyder) eller „processor“ (databehandler): vi bruger kun dataene til at levere Mindomo til organisationen, og vi sælger eller deler dem ikke og kombinerer dem ikke med data fra andre kilder til vores egne formål.

Sådan accepterer organisationer denne databehandleraftale

• Alle organisationer, på enhver plan, gratis eller betalt: denne databehandleraftale gælder, når en administrator accepterer brugsbetingelserne på organisationens vegne. Intet skal underskrives.
• Med en betalt licens leverer vi også et medunderskrevet eksemplar af denne databehandleraftale eller underskriver organisationens egen databehandleraftale. Skriv til support@mindomo.com.