Umowa powierzenia przetwarzania danych

Umowa powierzenia przetwarzania danych dla szkół

Pomiędzy szkołą, organem prowadzącym szkoły lub okręgiem szkolnym, które korzystają z Mindomo, albo nauczycielem, który korzysta z Mindomo z klasą („szkoła”), a Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Rumunia („Mindomo”, „my”).

1. Strony i zakres

• Szkoła jest administratorem danych. Mindomo jest podmiotem przetwarzającym.
• Niniejsza Umowa powierzenia obejmuje dane osobowe na kontach i w treściach uczniów, nauczycieli i pracowników szkoły oraz uczniów klasy nauczyciela, tak długo, jak przetwarzamy je dla szkoły.
• Dane opisuje Załącznik 1. Jeśli niniejsza Umowa powierzenia i Warunki korzystania różnią się w kwestii danych osobowych, pierwszeństwo ma niniejsza Umowa powierzenia.

2. Polecenia

Przetwarzamy dane wyłącznie po to, by świadczyć usługi Mindomo szkole, jej uczniom i jej pracownikom, w sposób skonfigurowany przez jej administratorów i nauczycieli, oraz na jej inne udokumentowane polecenia, chyba że prawo wymaga czegoś innego; wtedy najpierw informujemy o tym szkołę, o ile prawo tego nie zabrania. Informujemy szkołę, jeśli uważamy, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych. Nigdy nie sprzedajemy danych, nigdy nie wykorzystujemy ich do reklamy i nigdy nie używamy ich do trenowania modeli AI.

3. Poufność

Każda osoba w Mindomo, która ma dostęp do danych, jest zobowiązana do zachowania poufności i korzysta z tego dostępu tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do świadczenia usługi lub pomocy technicznej.

4. Bezpieczeństwo

Chronimy dane za pomocą środków technicznych i organizacyjnych opisanych na naszej stronie Bezpieczeństwo. Mindomo ma certyfikaty ISO/IEC 27001 i ISO/IEC 27701.

5. Podmioty podprzetwarzające

• Szkoła wyraża zgodę na korzystanie z podmiotów podprzetwarzających wymienionych w Załączniku 2. Każdy z nich jest związany umową zawierającą te same obowiązki w zakresie ochrony danych co niniejsza Umowa powierzenia.
• O nowym podmiocie podprzetwarzającym informujemy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem na tej stronie oraz e-mailem do administratorów szkoły. Szkoła może wnieść sprzeciw z uzasadnionego powodu związanego z ochroną danych; jeśli nie zdołamy mu zaradzić, szkoła może zakończyć swoją licencję i otrzymać zwrot niewykorzystanej części opłaty.
• Przekazywanie danych poza UE opiera się na Ramach ochrony danych UE–USA albo na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej.

6. Pomoc

Pomagamy szkole odpowiadać na żądania uczniów, rodziców i pracowników (dostęp, sprostowanie, usunięcie, eksport), głównie za pomocą narzędzi w Mindomo i w jego konsoli administratora, a także przy jej własnych ocenach, takich jak ocena skutków dla ochrony danych. Przekazujemy szkole każde otrzymane przez nas żądanie dotyczące jej danych, także żądanie rodzica.

7. Naruszenia

O naruszeniu ochrony danych osobowych, które dotyczy danych szkoły, zawiadamiamy szkołę bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, podając to, co wiemy, i to, co w tej sprawie robimy, oraz uzupełniamy te informacje, gdy dowiadujemy się więcej.

8. Gdy licencja się kończy

To szkoła decyduje, co dzieje się z jej danymi. W dowolnej chwili może zażądać eksportu lub usunięcia danych, przez pomoc techniczną lub konsolę administratora. Jeśli nie wyda polecenia, gdy kończy się jej licencja, stosuje się poniższe zasady, a szkoła wybiera je, akceptując niniejszą Umowę powierzenia:

• Konta, których użytkownicy sami zaakceptowali nasze Warunki korzystania (nauczyciele, pracownicy oraz uczniowie, którzy zarejestrowali się samodzielnie), działają dalej jako własne konta tych użytkowników, wraz z ich treściami. Od końca licencji Mindomo jest dla nich administratorem danych, na podstawie swojej Polityki prywatności.
• Konta utworzone przez szkołę (za pomocą kodu PIN, importu CSV lub listy klasy albo przez Clever, Skolon lub LTI) pozostają danymi szkoły, bez zmian, tak aby po odnowieniu licencji można było kontynuować od miejsca, w którym ją przerwano. Możemy usunąć konto, na które nikt się nie zalogował przez 12 miesięcy od końca licencji, po zawiadomieniu administratorów szkoły. Nigdy sami nie przekształcamy takiego konta w konto osobiste: uczeń, który chce dalej z niego korzystać, musi najpierw sam zaakceptować nasze Warunki.
• Szkoła może zamiast tego zażądać usunięcia wszystkich swoich kont albo tylko kont, które sama utworzyła.

9. Audyty

Zgodność z niniejszą Umową powierzenia wykazujemy za pomocą naszych certyfikatów ISO/IEC 27001 i 27701 oraz raportów z ich audytów, a także odpowiadając na uzasadnione pytania szkoły. Audyty na miejscu odbywają się tylko wtedy, gdy wymaga ich prawo, z rozsądnym wyprzedzeniem, na koszt szkoły.

Załącznik 1. Co przetwarzamy

• Osoby, których dane dotyczą: uczniowie, nauczyciele i pracownicy szkoły; rodzice, gdy uczeń wskazuje rodzica do zatwierdzenia konta; inne osoby zaproszone przez szkołę.
• Dane: dane konta (imię i nazwisko, adres e-mail lub nazwa użytkownika, rola, przedział wiekowy, przynależność do klas i grup); treści, które te osoby tworzą, przesyłają i udostępniają; komentarze, zadania, opinie i oceny; zapytania do Mindomo AI i czaty z asystentem, jeśli szkoła zezwala na Mindomo AI; logi bezpieczeństwa (adres IP, przeglądarka, logowania).
• Cel: świadczenie usług Mindomo szkole, jej uczniom i jej pracownikom, do celów edukacyjnych.
• Czas trwania: dopóki szkoła korzysta z Mindomo, a następnie zgodnie z §8.
• Miejsce: hosting w Niemczech, kopie zapasowe w Niemczech.

Załącznik 2. Podmioty podprzetwarzające

Usługi, które szkoła podłącza sama, takie jak Clever, Skolon, Yilan, jej platforma edukacyjna (LTI), jej logowanie jednokrotne (SAML) lub Google Classroom, są własnymi usługami szkoły, a nie naszymi podmiotami podprzetwarzającymi.

Gdy funkcja przeszukuje internet lub wyszukuje obrazy za pośrednictwem firmy Microsoft, zapytanie wyszukiwania trafia do usługi wyszukiwania firmy Microsoft, która może je przetwarzać poza UE. W zakresie tych wyszukiwań Microsoft nie jest naszym podmiotem podprzetwarzającym: przetwarza zapytanie na własną odpowiedzialność, zgodnie z dokumentem Microsoft Privacy Statement.

Załącznik 3. Postanowienia krajowe dla szkół

Stany Zjednoczone

• Mindomo działa jako „school official” (przedstawiciel szkoły) mający uzasadniony interes edukacyjny w rozumieniu FERPA, pod bezpośrednią kontrolą szkoły nad wykorzystywaniem i prowadzeniem dokumentacji edukacyjnej (education records).
• Szkoła autoryzuje konta swoich uczniów na podstawie COPPA, wyłącznie do użytku edukacyjnego i w żadnym innym celu komercyjnym.
• Żadnych reklam kierowanych do uczniów, żadnej sprzedaży danych uczniów i żadnego profilowania uczniów.
• Przy płatnej licencji podpisujemy na życzenie własną umowę o ochronie prywatności danych okręgu szkolnego lub stanu.

Kanada

• Organ prowadzący szkoły (school board) zachowuje pieczę i kontrolę nad danymi osobowymi swoich uczniów, na podstawie ontaryjskiej ustawy Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) i odpowiadających jej ustaw pozostałych prowincji, takich jak FOIPPA w Kolumbii Brytyjskiej, ustawa nr 25 w Quebecu i przepisy o ochronie prywatności w Albercie.
• Dane są przechowywane w Niemczech.
• Po zakończeniu umowy zwracamy lub usuwamy dane zgodnie z poleceniem tego organu (§8).
• Przy płatnej licencji podpisujemy na życzenie własną umowę organu prowadzącego szkoły.

Zjednoczone Królestwo

• Stosuje się brytyjskie RODO (UK GDPR) i ustawę Data Protection Act 2018, w odpowiednim zakresie zamiast RODO.
• Nasz przedstawiciel w Zjednoczonym Królestwie: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Przekazywanie danych ze Zjednoczonego Królestwa podlega przepisom brytyjskim: opiera się na brytyjskim rozszerzeniu Ram ochrony danych UE–USA (UK Extension) albo na brytyjskim aneksie do standardowych klauzul umownych (UK Addendum).

Jak szkoły akceptują niniejszą Umowę powierzenia

• Każda szkoła i każdy nauczyciel, w dowolnym planie, darmowym lub płatnym: niniejsza Umowa powierzenia obowiązuje, gdy administrator akceptuje Warunki korzystania w imieniu szkoły albo gdy nauczyciel korzysta z Mindomo z klasą. Niczego nie trzeba podpisywać.
• Przy płatnej licencji udostępniamy także egzemplarz niniejszej Umowy powierzenia podpisany również przez nas albo podpisujemy własną umowę szkoły, okręgu szkolnego lub organu prowadzącego szkoły. Napisz na adres support@mindomo.com.

Umowa powierzenia przetwarzania danych dla firm

Pomiędzy firmą, zespołem lub inną organizacją, która korzysta z Mindomo dla swoich członków („organizacja”), a Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Rumunia („Mindomo”, „my”). Szkoły korzystają z wersji dla szkół.

1. Strony i zakres

• Organizacja jest administratorem danych. Mindomo jest podmiotem przetwarzającym.
• Niniejsza Umowa powierzenia obejmuje dane osobowe na kontach i w treściach członków organizacji (pracowników, współpracowników i innych osób, które organizacja dodaje do swojego zespołu), tak długo, jak przetwarzamy je dla organizacji.
• Dane opisuje Załącznik 1. Jeśli niniejsza Umowa powierzenia i Warunki korzystania różnią się w kwestii danych osobowych, pierwszeństwo ma niniejsza Umowa powierzenia.
• W odniesieniu do zakupów i faktur organizacji oraz danych kontaktowych jej administratorów jako naszego klienta Mindomo jest administratorem danych, na podstawie swojej Polityki prywatności.

2. Polecenia

Przetwarzamy dane wyłącznie po to, by świadczyć usługi Mindomo organizacji i jej członkom, w sposób skonfigurowany przez jej administratorów, oraz na jej inne udokumentowane polecenia, chyba że prawo wymaga czegoś innego; wtedy najpierw informujemy o tym organizację, o ile prawo tego nie zabrania. Informujemy organizację, jeśli uważamy, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych. Nigdy nie sprzedajemy danych, nigdy nie wykorzystujemy ich do reklamy i nigdy nie używamy ich do trenowania modeli AI.

3. Poufność

Każda osoba w Mindomo, która ma dostęp do danych, jest zobowiązana do zachowania poufności i korzysta z tego dostępu tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do świadczenia usługi lub pomocy technicznej.

4. Bezpieczeństwo

Chronimy dane za pomocą środków technicznych i organizacyjnych opisanych na naszej stronie Bezpieczeństwo. Mindomo ma certyfikaty ISO/IEC 27001 i ISO/IEC 27701.

5. Podmioty podprzetwarzające

• Organizacja wyraża zgodę na korzystanie z podmiotów podprzetwarzających wymienionych w Załączniku 2. Każdy z nich jest związany umową zawierającą te same obowiązki w zakresie ochrony danych co niniejsza Umowa powierzenia.
• O nowym podmiocie podprzetwarzającym informujemy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem na tej stronie oraz e-mailem do administratorów organizacji. Organizacja może wnieść sprzeciw z uzasadnionego powodu związanego z ochroną danych; jeśli nie zdołamy mu zaradzić, organizacja może zakończyć swoją licencję i otrzymać zwrot niewykorzystanej części opłaty.
• Przekazywanie danych poza UE opiera się na Ramach ochrony danych UE–USA albo na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej.

6. Pomoc

Pomagamy organizacji odpowiadać na żądania jej członków (dostęp, sprostowanie, usunięcie, eksport), głównie za pomocą narzędzi w Mindomo i w jego konsoli administratora, a także przy jej własnych ocenach, takich jak ocena skutków dla ochrony danych. Przekazujemy organizacji każde otrzymane przez nas żądanie dotyczące jej danych.

7. Naruszenia

O naruszeniu ochrony danych osobowych, które dotyczy danych organizacji, zawiadamiamy organizację bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, podając to, co wiemy, i to, co w tej sprawie robimy, oraz uzupełniamy te informacje, gdy dowiadujemy się więcej.

8. Gdy licencja się kończy lub członek odchodzi

To organizacja decyduje, co dzieje się z jej danymi. W dowolnej chwili może zażądać eksportu lub usunięcia danych, przez pomoc techniczną lub konsolę administratora. Jeśli nie wyda polecenia, gdy kończy się jej licencja, stosuje się poniższe zasady, a organizacja wybiera je, akceptując niniejszą Umowę powierzenia:

• Konta, których użytkownicy sami zaakceptowali nasze Warunki korzystania, działają dalej jako własne konta tych użytkowników, wraz z ich treściami spoza wspólnych folderów zespołu. Od końca licencji Mindomo jest dla nich administratorem danych, na podstawie swojej Polityki prywatności.
• Każde konto, które organizacja utworzyła sama, pozostaje danymi organizacji, bez zmian, tak aby po odnowieniu licencji można było kontynuować od miejsca, w którym ją przerwano. Możemy usunąć konto, na które nikt się nie zalogował przez 12 miesięcy od końca licencji, po zawiadomieniu administratorów organizacji.
• Organizacja może zamiast tego zażądać usunięcia wszystkich swoich kont albo tylko kont, które sama utworzyła.

Gdy członek odchodzi z zespołu w trakcie trwania licencji, treści utworzone przez niego we wspólnych folderach zespołu zostają w zespole, jeśli usuwa go administrator; członek, który odchodzi sam, może zabrać je ze sobą, o ile dalej korzysta z własnego płatnego planu, a w przeciwnym razie zostają one w zespole. Pełną zasadę zawiera Część B Warunków korzystania.

9. Audyty

Zgodność z niniejszą Umową powierzenia wykazujemy za pomocą naszych certyfikatów ISO/IEC 27001 i 27701 oraz raportów z ich audytów, a także odpowiadając na uzasadnione pytania organizacji. Audyty na miejscu odbywają się tylko wtedy, gdy wymaga ich prawo, z rozsądnym wyprzedzeniem, na koszt organizacji.

Załącznik 1. Co przetwarzamy

• Osoby, których dane dotyczą: pracownicy, współpracownicy i inni członkowie organizacji oraz osoby, które organizacja zaprasza do pracy z nimi.
• Dane: dane konta (imię i nazwisko, adres e-mail, rola, przynależność do grup); treści, które te osoby tworzą, przesyłają i udostępniają; komentarze i zadania; zapytania do Mindomo AI i czaty z asystentem, jeśli organizacja zezwala na Mindomo AI; logi bezpieczeństwa (adres IP, przeglądarka, logowania).
• Cel: świadczenie usług Mindomo organizacji i jej członkom.
• Czas trwania: dopóki organizacja korzysta z Mindomo, a następnie zgodnie z §8.
• Miejsce: hosting w Niemczech, kopie zapasowe w Niemczech.

Załącznik 2. Podmioty podprzetwarzające

Usługi, które organizacja podłącza sama, takie jak jej logowanie jednokrotne (SAML), są własnymi usługami organizacji, a nie naszymi podmiotami podprzetwarzającymi.

Gdy funkcja przeszukuje internet lub wyszukuje obrazy za pośrednictwem firmy Microsoft, zapytanie wyszukiwania trafia do usługi wyszukiwania firmy Microsoft, która może je przetwarzać poza UE. W zakresie tych wyszukiwań Microsoft nie jest naszym podmiotem podprzetwarzającym: przetwarza zapytanie na własną odpowiedzialność, zgodnie z dokumentem Microsoft Privacy Statement.

Załącznik 3. Postanowienia krajowe dla firm

Zjednoczone Królestwo

• Stosuje się brytyjskie RODO (UK GDPR) i ustawę Data Protection Act 2018, w odpowiednim zakresie zamiast RODO.
• Nasz przedstawiciel w Zjednoczonym Królestwie: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Przekazywanie danych ze Zjednoczonego Królestwa podlega przepisom brytyjskim: opiera się na brytyjskim rozszerzeniu Ram ochrony danych UE–USA (UK Extension) albo na brytyjskim aneksie do standardowych klauzul umownych (UK Addendum).

Stany Zjednoczone

• Jeśli do organizacji ma zastosowanie stanowa ustawa o ochronie prywatności w Stanach Zjednoczonych, taka jak kalifornijska California Consumer Privacy Act, Mindomo działa jako jej „service provider” (usługodawca) lub „processor” (podmiot przetwarzający): wykorzystujemy dane wyłącznie po to, by świadczyć usługi Mindomo organizacji, nie sprzedajemy ich ani nie udostępniamy i nie łączymy ich z danymi z innych źródeł do własnych celów.

Jak organizacje akceptują niniejszą Umowę powierzenia

• Każda organizacja, w dowolnym planie, darmowym lub płatnym: niniejsza Umowa powierzenia obowiązuje, gdy administrator akceptuje Warunki korzystania w imieniu organizacji. Niczego nie trzeba podpisywać.
• Przy płatnej licencji udostępniamy także egzemplarz niniejszej Umowy powierzenia podpisany również przez nas albo podpisujemy własną umowę powierzenia przetwarzania danych organizacji. Napisz na adres support@mindomo.com.