Acordo de Tratamento de Dados

Acordo de Tratamento de Dados para escolas

Entre a escola, o conselho escolar ou o distrito escolar que utiliza o Mindomo, ou o professor que utiliza o Mindomo com uma turma (a «escola»), e a Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Roménia («Mindomo», «nós»).

1. Partes e âmbito

• A escola é o responsável pelo tratamento. O Mindomo é o subcontratante.
• Este ATD abrange os dados pessoais das contas e do conteúdo dos alunos, dos professores e do pessoal da escola, e dos alunos da turma de um professor, enquanto os tratarmos por conta da escola.
• O Anexo 1 descreve os dados. Quando este ATD e os Termos de Uso diferirem em matéria de dados pessoais, prevalece este ATD.

2. Instruções

Tratamos os dados apenas para prestar o Mindomo à escola, aos seus alunos e ao seu pessoal, tal como os seus administradores e professores o configuram, e de acordo com as suas outras instruções documentadas, salvo se a lei exigir outra coisa; nesse caso, informamos primeiro a escola, a menos que a lei o proíba. Informamos a escola se considerarmos que uma instrução viola a legislação de proteção de dados. Nunca vendemos os dados, nunca os utilizamos para publicidade e nunca os utilizamos para treinar modelos de IA.

3. Confidencialidade

Todas as pessoas do Mindomo que podem aceder aos dados estão obrigadas à confidencialidade, e só acedem a eles quando necessário para prestar o serviço ou o apoio ao cliente.

4. Segurança

Protegemos os dados com as medidas técnicas e organizativas descritas na nossa página Segurança. O Mindomo está certificado segundo as normas ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27701.

5. Subcontratantes ulteriores

• A escola autoriza os subcontratantes ulteriores indicados no Anexo 2. Cada um está vinculado por um contrato com as mesmas obrigações de proteção de dados que este ATD.
• Anunciamos um novo subcontratante ulterior com pelo menos 30 dias de antecedência, nesta página e por e-mail aos administradores da escola. A escola pode opor-se por um motivo razoável de proteção de dados; se não conseguirmos dar-lhe resposta, a escola pode pôr termo à sua licença e receber de volta a parte não utilizada do preço que pagou.
• As transferências para fora da UE baseiam-se no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA ou nas cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia.

6. Ajuda

Ajudamos a escola a responder aos pedidos de alunos, pais e pessoal (acesso, retificação, apagamento, exportação), sobretudo através das ferramentas do Mindomo e da sua consola de administração, e nas suas próprias avaliações, como uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados. Reencaminhamos para a escola qualquer pedido que recebamos sobre os seus dados, incluindo o de um pai ou de uma mãe.

7. Violações de dados

Notificamos a escola de uma violação de dados pessoais que afete os seus dados sem demora injustificada após termos tido conhecimento dela, com o que sabemos e o que estamos a fazer a esse respeito, e mantemo-la informada à medida que soubermos mais.

8. Quando a licença termina

É a escola que decide o que acontece aos seus dados. Pode pedir a qualquer momento uma exportação ou a eliminação, através do apoio ao cliente ou da consola de administração. Se não der instruções quando a sua licença termina, aplica-se o seguinte, e a escola escolhe-o ao aceitar este ATD:

• As contas cujos utilizadores aceitaram eles próprios os nossos Termos de Uso (professores, pessoal e alunos que se registaram por si próprios) continuam como contas próprias dos utilizadores, com o seu conteúdo. A partir do fim da licença, o Mindomo é o responsável pelo tratamento quanto a elas, ao abrigo da sua Política de Privacidade.
• As contas que a escola criou (com um PIN, uma importação de CSV ou uma lista de turma, ou através do Clever, do Skolon ou de LTI) continuam a ser dados da escola, sem alterações, para que uma renovação continue onde parou. Podemos eliminar uma conta em que ninguém tenha iniciado sessão durante 12 meses após o fim da licença, depois de notificarmos os administradores da escola. Nunca transformamos por nossa iniciativa uma conta destas numa conta pessoal: um aluno que queira continuar a utilizá-la tem primeiro de aceitar ele próprio os nossos Termos.
• Em alternativa, a escola pode pedir a eliminação de todas as suas contas, ou apenas das contas que criou.

9. Auditorias

Demonstramos o cumprimento deste ATD através dos nossos certificados ISO/IEC 27001 e 27701 e dos respetivos relatórios de auditoria, e respondendo às perguntas razoáveis da escola. As auditorias no local só têm lugar quando a lei as exija, com um aviso prévio razoável e a expensas da escola.

Anexo 1. O que tratamos

• Titulares dos dados: os alunos, os professores e o pessoal da escola; os pais, quando um aluno indica um deles para aprovação; outras pessoas que a escola convide.
• Dados: dados da conta (nome, endereço de e-mail ou nome de utilizador, função, faixa etária, turma e grupos a que pertencem); o conteúdo que criam, carregam e partilham; comentários, trabalhos, feedback e notas; os pedidos ao Mindomo AI e os chats do assistente, quando a escola permite o Mindomo AI; registos de segurança (endereço IP, navegador, inícios de sessão).
• Finalidade: prestar o Mindomo à escola, aos seus alunos e ao seu pessoal, para fins educativos.
• Duração: enquanto a escola utilizar o Mindomo e, depois, como descreve o §8.
• Localização: alojamento na Alemanha, com cópias de segurança na Alemanha.

Anexo 2. Subcontratantes ulteriores

Os serviços que a própria escola liga, como o Clever, o Skolon, o Yilan, a sua plataforma de aprendizagem (LTI), o seu início de sessão único (SAML) ou o Google Classroom, são serviços da própria escola, e não nossos subcontratantes ulteriores.

Quando uma funcionalidade pesquisa na web ou pesquisa imagens através da Microsoft, a consulta de pesquisa é enviada ao serviço de pesquisa da Microsoft, que a pode tratar fora da UE. Para essas pesquisas, a Microsoft não é nosso subcontratante ulterior: trata a consulta sob a sua própria responsabilidade, nos termos da declaração de privacidade da Microsoft (Microsoft Privacy Statement).

Anexo 3. Disposições por país para escolas

Estados Unidos

• O Mindomo atua como «school official» (funcionário escolar) com um interesse educativo legítimo ao abrigo da FERPA, sob o controlo direto da escola quanto à utilização e à conservação dos registos escolares.
• A escola autoriza as contas dos seus alunos ao abrigo da COPPA, apenas para uso educativo, e para nenhuma outra finalidade comercial.
• Sem publicidade dirigida aos alunos, sem venda de dados dos alunos e sem definição de perfis dos alunos.
• Com uma licença paga, assinamos, a pedido, o acordo de privacidade de dados próprio de um distrito ou de um estado.

Canadá

• O conselho escolar mantém a guarda e o controlo das informações pessoais dos seus alunos, ao abrigo da lei do Ontário Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) e das leis equivalentes das outras províncias, como a FOIPPA da Colúmbia Britânica, a Lei 25 do Quebeque e as leis de privacidade de Alberta.
• Os dados são guardados na Alemanha.
• No fim do contrato, devolvemos ou eliminamos os dados de acordo com as instruções do conselho (§8).
• Com uma licença paga, assinamos, a pedido, o acordo próprio de um conselho escolar.

Reino Unido

• Aplicam-se o RGPD do Reino Unido (UK GDPR) e o Data Protection Act 2018, em vez do RGPD quando pertinente.
• O nosso representante no Reino Unido: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• As transferências a partir do Reino Unido seguem as regras do Reino Unido: a Extensão do Reino Unido ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, ou a adenda do Reino Unido às cláusulas contratuais-tipo.

Como as escolas aceitam este ATD

• Todas as escolas e todos os professores, em qualquer plano, gratuito ou pago: este ATD aplica-se quando um administrador aceita os Termos de Uso pela escola, ou quando um professor utiliza o Mindomo com uma turma. Não é preciso assinar nada.
• Com uma licença paga, fornecemos também um exemplar deste ATD assinado por nós, ou assinamos o acordo próprio da escola, do distrito ou do conselho escolar. Peça-o a support@mindomo.com.

Acordo de Tratamento de Dados para empresas

Entre a empresa, a equipa ou outra organização que utiliza o Mindomo para os seus membros (a «organização»), e a Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Roménia («Mindomo», «nós»). As escolas utilizam a versão para escolas.

1. Partes e âmbito

• A organização é o responsável pelo tratamento. O Mindomo é o subcontratante.
• Este ATD abrange os dados pessoais das contas e do conteúdo dos membros da organização (trabalhadores, prestadores de serviços e as outras pessoas que esta adiciona à sua equipa), enquanto os tratarmos por conta da organização.
• O Anexo 1 descreve os dados. Quando este ATD e os Termos de Uso diferirem em matéria de dados pessoais, prevalece este ATD.
• Quanto às compras e às faturas da organização, e aos dados de contacto dos seus administradores enquanto nosso cliente, o Mindomo é responsável pelo tratamento, ao abrigo da sua Política de Privacidade.

2. Instruções

Tratamos os dados apenas para prestar o Mindomo à organização e aos seus membros, tal como os seus administradores o configuram, e de acordo com as suas outras instruções documentadas, salvo se a lei exigir outra coisa; nesse caso, informamos primeiro a organização, a menos que a lei o proíba. Informamos a organização se considerarmos que uma instrução viola a legislação de proteção de dados. Nunca vendemos os dados, nunca os utilizamos para publicidade e nunca os utilizamos para treinar modelos de IA.

3. Confidencialidade

Todas as pessoas do Mindomo que podem aceder aos dados estão obrigadas à confidencialidade, e só acedem a eles quando necessário para prestar o serviço ou o apoio ao cliente.

4. Segurança

Protegemos os dados com as medidas técnicas e organizativas descritas na nossa página Segurança. O Mindomo está certificado segundo as normas ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27701.

5. Subcontratantes ulteriores

• A organização autoriza os subcontratantes ulteriores indicados no Anexo 2. Cada um está vinculado por um contrato com as mesmas obrigações de proteção de dados que este ATD.
• Anunciamos um novo subcontratante ulterior com pelo menos 30 dias de antecedência, nesta página e por e-mail aos administradores da organização. A organização pode opor-se por um motivo razoável de proteção de dados; se não conseguirmos dar-lhe resposta, a organização pode pôr termo à sua licença e receber de volta a parte não utilizada do preço que pagou.
• As transferências para fora da UE baseiam-se no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA ou nas cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia.

6. Ajuda

Ajudamos a organização a responder aos pedidos dos seus membros (acesso, retificação, apagamento, exportação), sobretudo através das ferramentas do Mindomo e da sua consola de administração, e nas suas próprias avaliações, como uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados. Reencaminhamos para a organização qualquer pedido que recebamos sobre os seus dados.

7. Violações de dados

Notificamos a organização de uma violação de dados pessoais que afete os seus dados sem demora injustificada após termos tido conhecimento dela, com o que sabemos e o que estamos a fazer a esse respeito, e mantemo-la informada à medida que soubermos mais.

8. Quando a licença termina ou um membro sai

É a organização que decide o que acontece aos seus dados. Pode pedir a qualquer momento uma exportação ou a eliminação, através do apoio ao cliente ou da consola de administração. Se não der instruções quando a sua licença termina, aplica-se o seguinte, e a organização escolhe-o ao aceitar este ATD:

• As contas cujos utilizadores aceitaram eles próprios os nossos Termos de Uso continuam como contas próprias dos utilizadores, com o seu conteúdo fora das pastas partilhadas da equipa. A partir do fim da licença, o Mindomo é o responsável pelo tratamento quanto a elas, ao abrigo da sua Política de Privacidade.
• Qualquer conta que a própria organização tenha criado continua a fazer parte dos dados da organização, sem alterações, para que uma renovação continue onde parou. Podemos eliminar uma conta em que ninguém tenha iniciado sessão durante 12 meses após o fim da licença, depois de notificarmos os administradores da organização.
• Em alternativa, a organização pode pedir a eliminação de todas as suas contas, ou apenas das contas que criou.

Quando um membro sai da equipa enquanto a licença está em vigor, o conteúdo que criou nas pastas partilhadas da equipa fica com a equipa se um administrador o remover; um membro que sai por iniciativa própria pode levá-lo consigo quando continuar com um plano pago próprio e, caso contrário, o conteúdo fica com a equipa. A regra completa está na Parte B dos Termos de Uso.

9. Auditorias

Demonstramos o cumprimento deste ATD através dos nossos certificados ISO/IEC 27001 e 27701 e dos respetivos relatórios de auditoria, e respondendo às perguntas razoáveis da organização. As auditorias no local só têm lugar quando a lei as exija, com um aviso prévio razoável e a expensas da organização.

Anexo 1. O que tratamos

• Titulares dos dados: os trabalhadores, os prestadores de serviços e os outros membros da organização, e as pessoas que esta convida para trabalhar com eles.
• Dados: dados da conta (nome, endereço de e-mail, função, grupos a que pertencem); o conteúdo que criam, carregam e partilham; comentários e tarefas; os pedidos ao Mindomo AI e os chats do assistente, quando a organização permite o Mindomo AI; registos de segurança (endereço IP, navegador, inícios de sessão).
• Finalidade: prestar o Mindomo à organização e aos seus membros.
• Duração: enquanto a organização utilizar o Mindomo e, depois, como descreve o §8.
• Localização: alojamento na Alemanha, com cópias de segurança na Alemanha.

Anexo 2. Subcontratantes ulteriores

Os serviços que a própria organização liga, como o seu início de sessão único (SAML), são serviços da própria organização, e não nossos subcontratantes ulteriores.

Quando uma funcionalidade pesquisa na web ou pesquisa imagens através da Microsoft, a consulta de pesquisa é enviada ao serviço de pesquisa da Microsoft, que a pode tratar fora da UE. Para essas pesquisas, a Microsoft não é nosso subcontratante ulterior: trata a consulta sob a sua própria responsabilidade, nos termos da declaração de privacidade da Microsoft (Microsoft Privacy Statement).

Anexo 3. Disposições por país para empresas

Reino Unido

• Aplicam-se o RGPD do Reino Unido (UK GDPR) e o Data Protection Act 2018, em vez do RGPD quando pertinente.
• O nosso representante no Reino Unido: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• As transferências a partir do Reino Unido seguem as regras do Reino Unido: a Extensão do Reino Unido ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, ou a adenda do Reino Unido às cláusulas contratuais-tipo.

Estados Unidos

• Quando uma lei estadual de privacidade dos EUA, como a California Consumer Privacy Act, se aplica à organização, o Mindomo atua como seu «service provider» (prestador de serviços) ou «processor» (subcontratante): utilizamos os dados apenas para prestar o Mindomo à organização, e não os vendemos nem partilhamos, nem os combinamos com dados de outras fontes para os nossos próprios fins.

Como as organizações aceitam este ATD

• Todas as organizações, em qualquer plano, gratuito ou pago: este ATD aplica-se quando um administrador aceita os Termos de Uso pela organização. Não é preciso assinar nada.
• Com uma licença paga, fornecemos também um exemplar deste ATD assinado por nós, ou assinamos o acordo de tratamento de dados próprio da organização. Peça-o a support@mindomo.com.