Acord de prelucrare a datelor

Acord de prelucrare a datelor pentru școli

Între școala, consiliul școlar sau districtul școlar care utilizează Mindomo ori profesorul care utilizează Mindomo cu o clasă („școala”) și Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, România („Mindomo”, „noi”).

1. Părți și domeniu de aplicare

• Școala este operatorul. Mindomo este persoana împuternicită de operator.
• Prezentul DPA acoperă datele cu caracter personal din conturile elevilor, profesorilor și personalului școlii, precum și ale elevilor din clasa unui profesor, și din conținutul acestora, atât timp cât le prelucrăm pentru școală.
• Anexa 1 descrie datele. Acolo unde prezentul DPA și Termenii și condițiile de utilizare diferă în privința datelor cu caracter personal, prevalează prezentul DPA.

2. Instrucțiuni

Prelucrăm datele numai pentru a furniza Mindomo școlii, elevilor și personalului său, așa cum îl configurează administratorii și profesorii săi, și pe baza celorlalte instrucțiuni documentate ale sale, cu excepția cazului în care legea impune altfel; în acest caz, informăm mai întâi școala, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru. Informăm școala dacă, în opinia noastră, o instrucțiune încalcă legislația privind protecția datelor. Nu vindem niciodată datele, nu le folosim niciodată pentru publicitate și nu le folosim niciodată pentru a antrena modele AI.

3. Confidențialitate

Toate persoanele din cadrul Mindomo care pot accesa datele au obligația de confidențialitate și le accesează numai atunci când este necesar pentru furnizarea serviciului sau a asistenței.

4. Securitate

Protejăm datele prin măsurile tehnice și organizatorice descrise în pagina noastră Securitate. Mindomo este certificat conform ISO/IEC 27001 și ISO/IEC 27701.

5. Subcontractanți

• Școala autorizează subcontractanții din Anexa 2, adică celelalte persoane împuternicite de operator pe care le angajăm pentru prelucrarea datelor. Fiecare este obligat printr-un contract care prevede aceleași obligații privind protecția datelor ca prezentul DPA.
• Anunțăm un subcontractant nou cu cel puțin 30 de zile înainte, pe această pagină și prin e-mail către administratorii școlii. Școala se poate opune dintr-un motiv rezonabil legat de protecția datelor; dacă nu îl putem remedia, școala își poate înceta licența și primește înapoi partea neutilizată din prețul plătit.
• Transferurile în afara UE se bazează pe Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor sau pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.

6. Sprijin

Ajutăm școala să răspundă solicitărilor elevilor, părinților și personalului (acces, rectificare, ștergere, export), în principal prin instrumentele din Mindomo și din consola sa de administrare, precum și la propriile sale evaluări, cum ar fi o evaluare a impactului asupra protecției datelor. Transmitem școlii orice solicitare pe care o primim cu privire la datele sale, inclusiv din partea unui părinte.

7. Încălcări ale securității datelor

Notificăm școlii orice încălcare a securității datelor cu caracter personal care îi afectează datele, fără întârzieri nejustificate după ce luăm cunoștință de aceasta, cu ceea ce știm și cu ceea ce întreprindem în privința ei, și o ținem la curent pe măsură ce aflăm mai multe.

8. Când încetează licența

Școala decide ce se întâmplă cu datele sale. Ea poate cere oricând un export sau ștergerea, prin echipa de asistență sau din consola de administrare. Dacă nu dă nicio instrucțiune la încetarea licenței, se aplică următoarele, iar școala alege acest lucru prin acceptarea prezentului DPA:

• Conturile ai căror utilizatori au acceptat personal Termenii și condițiile noastre de utilizare (profesori, personal și elevi care s-au înregistrat singuri) continuă drept conturi proprii ale utilizatorilor, cu conținutul lor. De la încetarea licenței, Mindomo este operatorul acestora, în temeiul Politicii sale de confidențialitate.
• Conturile pe care le-a creat școala (cu un PIN, printr-un import CSV sau dintr-o listă de clasă ori prin Clever, Skolon sau LTI) rămân date ale școlii, neschimbate, astfel încât o reînnoire continuă de unde s-a oprit. Putem șterge un astfel de cont la care nimeni nu s-a conectat timp de 12 luni după încetarea licenței, după notificarea administratorilor școlii. Nu transformăm niciodată din proprie inițiativă un astfel de cont într-un cont personal: un elev care dorește să îl folosească în continuare trebuie mai întâi să accepte personal Termenii noștri.
• Școala poate cere în schimb ștergerea tuturor conturilor sale sau numai a conturilor pe care le-a creat.

9. Audituri

Demonstrăm respectarea prezentului DPA prin certificatele noastre ISO/IEC 27001 și 27701 și prin rapoartele lor de audit, precum și răspunzând la întrebările rezonabile ale școlii. Auditurile la fața locului au loc numai acolo unde legea le impune, cu un preaviz rezonabil, pe cheltuiala școlii.

Anexa 1. Ce prelucrăm

• Persoane vizate: elevii, profesorii și personalul școlii; părinții, atunci când un elev indică un părinte pentru aprobare; alte persoane pe care le invită școala.
• Date: date de cont (nume, adresă de e-mail sau nume de utilizator, rol, grupă de vârstă, apartenența la clase și grupuri); conținutul pe care îl creează, îl încarcă și îl partajează; comentarii, teme, feedback și note; solicitări către Mindomo AI și conversații cu asistentul, acolo unde școala permite Mindomo AI; jurnale de securitate (adresă IP, browser, conectări).
• Scop: furnizarea Mindomo către școală, elevii și personalul său, în scop educațional.
• Durată: cât timp școala utilizează Mindomo, apoi așa cum prevede §8.
• Locație: găzduire în Germania, cu copii de rezervă în Germania.

Anexa 2. Subcontractanți

Serviciile pe care școala le conectează ea însăși, precum Clever, Skolon, Yilan, platforma sa de învățare (LTI), autentificarea sa unică (SAML) sau Google Classroom, sunt serviciile proprii ale școlii, nu subcontractanții noștri.

Când o funcție caută pe web sau caută imagini prin Microsoft, interogarea de căutare ajunge la serviciul de căutare al Microsoft, care o poate prelucra în afara UE. Pentru aceste căutări, Microsoft nu este subcontractantul nostru: prelucrează interogarea pe propria răspundere, în conformitate cu declarația de confidențialitate a Microsoft (Microsoft Privacy Statement).

Anexa 3. Prevederi specifice fiecărei țări, pentru școli

Statele Unite

• Mindomo acționează ca „school official” (funcționar al școlii) cu un interes educațional legitim în temeiul FERPA, sub controlul direct al școlii asupra utilizării și păstrării evidențelor educaționale.
• Școala autorizează conturile elevilor săi în temeiul COPPA, numai pentru uz educațional și în niciun alt scop comercial.
• Fără publicitate adresată elevilor, fără vânzarea datelor elevilor și fără crearea de profiluri ale elevilor.
• Cu o licență cu plată, semnăm, la cerere, acordul propriu privind confidențialitatea datelor al unui district sau al unui stat.

Canada

• Consiliul școlar păstrează custodia și controlul asupra informațiilor cu caracter personal ale elevilor săi, în temeiul legii Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) din Ontario și al legilor echivalente din celelalte provincii, precum FOIPPA din Columbia Britanică, Legea 25 din Québec și legile privind protecția vieții private din Alberta.
• Datele sunt stocate în Germania.
• La încetarea contractului, returnăm sau ștergem datele conform instrucțiunilor consiliului (§8).
• Cu o licență cu plată, semnăm, la cerere, acordul propriu al unui consiliu școlar.

Regatul Unit

• Se aplică UK GDPR și Data Protection Act 2018, în locul RGPD acolo unde este cazul.
• Reprezentantul nostru în Regatul Unit: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Transferurile din Regatul Unit respectă regulile britanice: extensia pentru Regatul Unit a Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor sau addendumul britanic la clauzele contractuale standard.

Cum acceptă școlile prezentul DPA

• Fiecare școală și fiecare profesor, cu orice plan, gratuit sau cu plată: prezentul DPA se aplică atunci când un administrator acceptă Termenii și condițiile de utilizare pentru școală sau când un profesor utilizează Mindomo cu o clasă. Nu trebuie semnat nimic.
• Cu o licență cu plată, furnizăm și un exemplar contrasemnat al prezentului DPA sau semnăm acordul propriu al școlii, al districtului ori al consiliului școlar. Scrieți la support@mindomo.com.

Acord de prelucrare a datelor pentru companii

Între compania, echipa sau altă organizație care utilizează Mindomo pentru membrii săi („organizația”) și Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, România („Mindomo”, „noi”). Școlile folosesc versiunea pentru școli.

1. Părți și domeniu de aplicare

• Organizația este operatorul. Mindomo este persoana împuternicită de operator.
• Prezentul DPA acoperă datele cu caracter personal din conturile și conținutul membrilor organizației (angajați, colaboratori și celelalte persoane pe care le adaugă în echipa sa), atât timp cât le prelucrăm pentru organizație.
• Anexa 1 descrie datele. Acolo unde prezentul DPA și Termenii și condițiile de utilizare diferă în privința datelor cu caracter personal, prevalează prezentul DPA.
• Pentru achizițiile și facturile organizației și pentru datele de contact ale administratorilor săi în calitate de client al nostru, Mindomo este operator, în temeiul Politicii sale de confidențialitate.

2. Instrucțiuni

Prelucrăm datele numai pentru a furniza Mindomo organizației și membrilor săi, așa cum îl configurează administratorii săi, și pe baza celorlalte instrucțiuni documentate ale sale, cu excepția cazului în care legea impune altfel; în acest caz, informăm mai întâi organizația, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru. Informăm organizația dacă, în opinia noastră, o instrucțiune încalcă legislația privind protecția datelor. Nu vindem niciodată datele, nu le folosim niciodată pentru publicitate și nu le folosim niciodată pentru a antrena modele AI.

3. Confidențialitate

Toate persoanele din cadrul Mindomo care pot accesa datele au obligația de confidențialitate și le accesează numai atunci când este necesar pentru furnizarea serviciului sau a asistenței.

4. Securitate

Protejăm datele prin măsurile tehnice și organizatorice descrise în pagina noastră Securitate. Mindomo este certificat conform ISO/IEC 27001 și ISO/IEC 27701.

5. Subcontractanți

• Organizația autorizează subcontractanții din Anexa 2, adică celelalte persoane împuternicite de operator pe care le angajăm pentru prelucrarea datelor. Fiecare este obligat printr-un contract care prevede aceleași obligații privind protecția datelor ca prezentul DPA.
• Anunțăm un subcontractant nou cu cel puțin 30 de zile înainte, pe această pagină și prin e-mail către administratorii organizației. Organizația se poate opune dintr-un motiv rezonabil legat de protecția datelor; dacă nu îl putem remedia, organizația își poate înceta licența și primește înapoi partea neutilizată din prețul plătit.
• Transferurile în afara UE se bazează pe Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor sau pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.

6. Sprijin

Ajutăm organizația să răspundă solicitărilor membrilor săi (acces, rectificare, ștergere, export), în principal prin instrumentele din Mindomo și din consola sa de administrare, precum și la propriile sale evaluări, cum ar fi o evaluare a impactului asupra protecției datelor. Transmitem organizației orice solicitare pe care o primim cu privire la datele sale.

7. Încălcări ale securității datelor

Notificăm organizației orice încălcare a securității datelor cu caracter personal care îi afectează datele, fără întârzieri nejustificate după ce luăm cunoștință de aceasta, cu ceea ce știm și cu ceea ce întreprindem în privința ei, și o ținem la curent pe măsură ce aflăm mai multe.

8. Când încetează licența sau pleacă un membru

Organizația decide ce se întâmplă cu datele sale. Ea poate cere oricând un export sau ștergerea, prin echipa de asistență sau din consola de administrare. Dacă nu dă nicio instrucțiune la încetarea licenței, se aplică următoarele, iar organizația alege acest lucru prin acceptarea prezentului DPA:

• Conturile ai căror utilizatori au acceptat personal Termenii și condițiile noastre de utilizare continuă drept conturi proprii ale utilizatorilor, cu conținutul lor din afara folderelor partajate ale echipei. De la încetarea licenței, Mindomo este operatorul acestora, în temeiul Politicii sale de confidențialitate.
• Orice cont pe care organizația l-a creat ea însăși rămâne parte din datele organizației, neschimbat, astfel încât o reînnoire continuă de unde s-a oprit. Putem șterge un astfel de cont la care nimeni nu s-a conectat timp de 12 luni după încetarea licenței, după notificarea administratorilor organizației.
• Organizația poate cere în schimb ștergerea tuturor conturilor sale sau numai a conturilor pe care le-a creat.

Când un membru părăsește echipa cât timp licența este în curs, conținutul pe care l-a creat în folderele partajate ale echipei rămâne la echipă dacă îl elimină un administrator; un membru care pleacă din proprie inițiativă îl poate lua cu el dacă își continuă activitatea cu un plan cu plată propriu, iar în caz contrar conținutul rămâne la echipă. Regula completă se află în Partea B din Termenii și condițiile de utilizare.

9. Audituri

Demonstrăm respectarea prezentului DPA prin certificatele noastre ISO/IEC 27001 și 27701 și prin rapoartele lor de audit, precum și răspunzând la întrebările rezonabile ale organizației. Auditurile la fața locului au loc numai acolo unde legea le impune, cu un preaviz rezonabil, pe cheltuiala organizației.

Anexa 1. Ce prelucrăm

• Persoane vizate: angajații, colaboratorii și ceilalți membri ai organizației, precum și persoanele pe care le invită să lucreze cu aceștia.
• Date: date de cont (nume, adresă de e-mail, rol, apartenența la grupuri); conținutul pe care îl creează, îl încarcă și îl partajează; comentarii și sarcini; solicitări către Mindomo AI și conversații cu asistentul, acolo unde organizația permite Mindomo AI; jurnale de securitate (adresă IP, browser, conectări).
• Scop: furnizarea Mindomo către organizație și membrii săi.
• Durată: cât timp organizația utilizează Mindomo, apoi așa cum prevede §8.
• Locație: găzduire în Germania, cu copii de rezervă în Germania.

Anexa 2. Subcontractanți

Serviciile pe care organizația le conectează ea însăși, precum autentificarea sa unică (SAML), sunt serviciile proprii ale organizației, nu subcontractanții noștri.

Când o funcție caută pe web sau caută imagini prin Microsoft, interogarea de căutare ajunge la serviciul de căutare al Microsoft, care o poate prelucra în afara UE. Pentru aceste căutări, Microsoft nu este subcontractantul nostru: prelucrează interogarea pe propria răspundere, în conformitate cu declarația de confidențialitate a Microsoft (Microsoft Privacy Statement).

Anexa 3. Prevederi specifice fiecărei țări, pentru companii

Regatul Unit

• Se aplică UK GDPR și Data Protection Act 2018, în locul RGPD acolo unde este cazul.
• Reprezentantul nostru în Regatul Unit: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Transferurile din Regatul Unit respectă regulile britanice: extensia pentru Regatul Unit a Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor sau addendumul britanic la clauzele contractuale standard.

Statele Unite

• Acolo unde organizației i se aplică o lege privind protecția vieții private a unui stat din SUA, precum California Consumer Privacy Act, Mindomo acționează ca „service provider” (furnizor de servicii) sau „processor” (persoană împuternicită) al acesteia: folosim datele numai pentru a furniza Mindomo organizației și nu le vindem, nu le partajăm și nu le combinăm cu date din alte surse în scopuri proprii.

Cum acceptă organizațiile prezentul DPA

• Fiecare organizație, cu orice plan, gratuit sau cu plată: prezentul DPA se aplică atunci când un administrator acceptă Termenii și condițiile de utilizare pentru organizație. Nu trebuie semnat nimic.
• Cu o licență cu plată, furnizăm și un exemplar contrasemnat al prezentului DPA sau semnăm acordul propriu de prelucrare a datelor al organizației. Scrieți la support@mindomo.com.