Personuppgifts­biträdes­avtal

Personuppgiftsbiträdesavtal för skolor

Mellan den skola, den skolstyrelse eller det skoldistrikt som använder Mindomo, eller den lärare som använder Mindomo med en klass (”skolan”), och Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Rumänien (”Mindomo”, ”vi”).

1. Parter och omfattning

• Skolan är personuppgiftsansvarig. Mindomo är personuppgiftsbiträde.
• Detta biträdesavtal omfattar personuppgifterna i konton och innehåll som tillhör skolans elever, lärare och personal, och eleverna i en lärares klass, så länge vi behandlar dem för skolans räkning.
• Bilaga 1 beskriver uppgifterna. Där detta biträdesavtal och användarvillkoren skiljer sig åt i fråga om personuppgifter har biträdesavtalet företräde.

2. Instruktioner

Vi behandlar uppgifterna endast för att tillhandahålla Mindomo till skolan, dess elever och dess personal, så som dess administratörer och lärare ställer in det, och på skolans övriga dokumenterade instruktioner, om inte lagen kräver något annat; i så fall informerar vi skolan först, om inte lagen förbjuder det. Vi informerar skolan om vi anser att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen. Vi säljer aldrig uppgifterna, använder dem aldrig för reklam och använder dem aldrig för att träna AI-modeller.

3. Konfidentialitet

Alla på Mindomo som har åtkomst till uppgifterna har åtagit sig att iaktta konfidentialitet, och tar del av dem endast när det behövs för att tillhandahålla tjänsten eller ge support.

4. Säkerhet

Vi skyddar uppgifterna med de tekniska och organisatoriska åtgärder som beskrivs på vår sida Säkerhet. Mindomo är certifierat enligt ISO/IEC 27001 och ISO/IEC 27701.

5. Underbiträden

• Skolan godkänner underbiträdena i bilaga 2. Vart och ett är bundet av ett avtal med samma skyldigheter i fråga om dataskydd som detta biträdesavtal.
• Vi meddelar ett nytt underbiträde minst 30 dagar i förväg, på den här sidan och med e-post till skolans administratörer. Skolan får göra invändningar av ett rimligt dataskyddsskäl; om vi inte kan tillgodose invändningen får skolan avsluta sin licens och få tillbaka den outnyttjade delen av sin avgift.
• Överföringar utanför EU grundar sig på ramen för dataskydd mellan EU och USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) eller på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.

6. Hjälp

Vi hjälper skolan att besvara förfrågningar från elever, vårdnadshavare och personal (tillgång, rättelse, radering, export), främst genom verktygen i Mindomo och dess administratörskonsol, och med skolans egna bedömningar, till exempel en konsekvensbedömning avseende dataskydd. Vi vidarebefordrar till skolan varje begäran som vi tar emot om dess uppgifter, även en vårdnadshavares.

7. Personuppgiftsincidenter

Vi underrättar skolan om en personuppgiftsincident som berör dess uppgifter utan onödigt dröjsmål efter att vi har fått vetskap om den, med det vi vet och det vi gör åt den, och uppdaterar skolan när vi får veta mer.

8. När licensen upphör

Skolan bestämmer vad som händer med dess uppgifter. Den får när som helst begära en export eller radering, via supporten eller administratörskonsolen. Om den inte ger någon instruktion när dess licens upphör gäller följande, och skolan väljer det genom att godkänna detta biträdesavtal:

• Konton vars användare själva godkände våra användarvillkor (lärare, personal och elever som registrerade sig på egen hand) fortsätter som användarnas egna konton, med sitt innehåll. Från och med att licensen upphör är Mindomo personuppgiftsansvarig för dem, enligt sin integritetspolicy.
• Konton som skolan har skapat (med en PIN-kod, en CSV-import eller en klasslista, eller via Clever, Skolon eller LTI) förblir skolans uppgifter, oförändrade, så att en förnyelse fortsätter där den slutade. Vi får radera ett sådant konto som ingen har loggat in på under 12 månader efter att licensen upphörde, efter att ha underrättat skolans administratörer. Vi gör aldrig på eget initiativ om ett sådant konto till ett personligt konto: en elev som vill fortsätta använda det måste först själv godkänna våra villkor.
• Skolan kan i stället begära att alla dess konton raderas, eller bara de konton som skolan har skapat.

9. Granskningar

Vi visar att vi följer detta biträdesavtal genom våra certifikat enligt ISO/IEC 27001 och 27701 och deras revisionsrapporter, och genom att besvara skolans rimliga frågor. Granskningar på plats görs endast där lagen kräver det, med rimlig förvarning och på skolans bekostnad.

Bilaga 1. Vad vi behandlar

• Registrerade: skolans elever, lärare och personal; vårdnadshavare, när en elev anger en för godkännande; andra personer som skolan bjuder in.
• Uppgifter: kontouppgifter (namn, e-postadress eller användarnamn, roll, åldersgrupp, klass- och grupptillhörighet); det innehåll de skapar, laddar upp och delar; kommentarer, skoluppgifter, återkoppling och betyg; förfrågningar till Mindomo AI och assistentchattar, där skolan tillåter Mindomo AI; säkerhetsloggar (IP-adress, webbläsare, inloggningar).
• Ändamål: att tillhandahålla Mindomo till skolan, dess elever och dess personal, för utbildning.
• Varaktighet: så länge skolan använder Mindomo, därefter så som §8 beskriver.
• Plats: hosting i Tyskland, med säkerhetskopior i Tyskland.

Bilaga 2. Underbiträden

Tjänster som skolan själv ansluter, till exempel Clever, Skolon, Yilan, dess lärplattform (LTI), dess lösning för single sign-on (SAML) eller Google Classroom, är skolans egna tjänster och inte våra underbiträden.

När en funktion söker på webben eller efter bilder via Microsoft går sökfrågan till Microsofts söktjänst, som kan behandla den utanför EU. För de sökningarna är Microsoft inte vårt underbiträde: Microsoft behandlar sökfrågan på eget ansvar, enligt Microsoft Privacy Statement.

Bilaga 3. Landsspecifika villkor för skolor

USA

• Mindomo agerar som ”school official” (skolfunktionär) med ett berättigat utbildningsintresse enligt FERPA, under skolans direkta kontroll över användningen och bevarandet av elevdokumentationen (education records).
• Skolan godkänner sina elevers konton enligt COPPA, endast för användning i utbildningssyfte och inte för något annat kommersiellt ändamål.
• Ingen reklam till elever, ingen försäljning av elevuppgifter och ingen profilering av elever.
• Med en betald licens undertecknar vi på begäran ett skoldistrikts eller en delstats eget avtal om dataskydd.

Kanada

• Skolstyrelsen behåller förvaringen av och kontrollen över sina elevers personuppgifter, enligt Ontarios Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) och motsvarande lagar i de andra provinserna, till exempel British Columbias FOIPPA, Québecs lag 25 och Albertas lagar om integritetsskydd.
• Uppgifterna lagras i Tyskland.
• När avtalet upphör återlämnar eller raderar vi uppgifterna enligt skolstyrelsens instruktioner (§8).
• Med en betald licens undertecknar vi på begäran en skolstyrelses eget avtal.

Förenade kungariket

• UK GDPR och Data Protection Act 2018 gäller, i stället för dataskyddsförordningen (GDPR) där det är relevant.
• Vår företrädare i Förenade kungariket: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Överföringar från Förenade kungariket följer brittiska regler: det brittiska tillägget (UK Extension) till ramen för dataskydd mellan EU och USA, eller det brittiska tillägget (UK Addendum) till standardavtalsklausulerna.

Så godkänner skolor detta biträdesavtal

• Alla skolor och lärare, med alla planer, gratis eller betalda: detta biträdesavtal gäller när en administratör godkänner användarvillkoren för skolans räkning, eller när en lärare använder Mindomo med en klass. Ingenting behöver undertecknas.
• Med en betald licens tillhandahåller vi också ett kontrasignerat exemplar av detta biträdesavtal, eller undertecknar skolans, skoldistriktets eller skolstyrelsens eget avtal. Skriv till support@mindomo.com.

Personuppgiftsbiträdesavtal för företag

Mellan det företag, det team eller den andra organisation som använder Mindomo för sina medlemmar (”organisationen”), och Expert Software Applications SRL, Str. Ciprian Porumbescu 5A, 300236 Timișoara, Rumänien (”Mindomo”, ”vi”). Skolor använder versionen för skolor.

1. Parter och omfattning

• Organisationen är personuppgiftsansvarig. Mindomo är personuppgiftsbiträde.
• Detta biträdesavtal omfattar personuppgifterna i konton och innehåll som tillhör organisationens medlemmar (anställda, uppdragstagare och de andra personer som den lägger till i sitt team), så länge vi behandlar dem för organisationens räkning.
• Bilaga 1 beskriver uppgifterna. Där detta biträdesavtal och användarvillkoren skiljer sig åt i fråga om personuppgifter har biträdesavtalet företräde.
• För organisationens köp och fakturor, och för dess administratörers kontaktuppgifter i egenskap av vår kund, är Mindomo personuppgiftsansvarig, enligt sin integritetspolicy.

2. Instruktioner

Vi behandlar uppgifterna endast för att tillhandahålla Mindomo till organisationen och dess medlemmar, så som dess administratörer ställer in det, och på organisationens övriga dokumenterade instruktioner, om inte lagen kräver något annat; i så fall informerar vi organisationen först, om inte lagen förbjuder det. Vi informerar organisationen om vi anser att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen. Vi säljer aldrig uppgifterna, använder dem aldrig för reklam och använder dem aldrig för att träna AI-modeller.

3. Konfidentialitet

Alla på Mindomo som har åtkomst till uppgifterna har åtagit sig att iaktta konfidentialitet, och tar del av dem endast när det behövs för att tillhandahålla tjänsten eller ge support.

4. Säkerhet

Vi skyddar uppgifterna med de tekniska och organisatoriska åtgärder som beskrivs på vår sida Säkerhet. Mindomo är certifierat enligt ISO/IEC 27001 och ISO/IEC 27701.

5. Underbiträden

• Organisationen godkänner underbiträdena i bilaga 2. Vart och ett är bundet av ett avtal med samma skyldigheter i fråga om dataskydd som detta biträdesavtal.
• Vi meddelar ett nytt underbiträde minst 30 dagar i förväg, på den här sidan och med e-post till organisationens administratörer. Organisationen får göra invändningar av ett rimligt dataskyddsskäl; om vi inte kan tillgodose invändningen får organisationen avsluta sin licens och få tillbaka den outnyttjade delen av sin avgift.
• Överföringar utanför EU grundar sig på ramen för dataskydd mellan EU och USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) eller på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.

6. Hjälp

Vi hjälper organisationen att besvara förfrågningar från dess medlemmar (tillgång, rättelse, radering, export), främst genom verktygen i Mindomo och dess administratörskonsol, och med organisationens egna bedömningar, till exempel en konsekvensbedömning avseende dataskydd. Vi vidarebefordrar till organisationen varje begäran som vi tar emot om dess uppgifter.

7. Personuppgiftsincidenter

Vi underrättar organisationen om en personuppgiftsincident som berör dess uppgifter utan onödigt dröjsmål efter att vi har fått vetskap om den, med det vi vet och det vi gör åt den, och uppdaterar organisationen när vi får veta mer.

8. När licensen upphör, eller en medlem lämnar

Organisationen bestämmer vad som händer med dess uppgifter. Den får när som helst begära en export eller radering, via supporten eller administratörskonsolen. Om den inte ger någon instruktion när dess licens upphör gäller följande, och organisationen väljer det genom att godkänna detta biträdesavtal:

• Konton vars användare själva godkände våra användarvillkor fortsätter som användarnas egna konton, med sitt innehåll utanför teamets delade mappar. Från och med att licensen upphör är Mindomo personuppgiftsansvarig för dem, enligt sin integritetspolicy.
• Varje konto som organisationen själv har skapat förblir organisationens uppgifter, oförändrat, så att en förnyelse fortsätter där den slutade. Vi får radera ett sådant konto som ingen har loggat in på under 12 månader efter att licensen upphörde, efter att ha underrättat organisationens administratörer.
• Organisationen kan i stället begära att alla dess konton raderas, eller bara de konton som organisationen har skapat.

När en medlem lämnar teamet medan licensen löper stannar det innehåll som medlemmen skapade i teamets delade mappar kvar hos teamet om en administratör tar bort medlemmen; en medlem som lämnar teamet på eget initiativ får ta med sig det om medlemmen fortsätter med en egen betald plan, och annars stannar det kvar hos teamet. Hela regeln finns i del B i användarvillkoren.

9. Granskningar

Vi visar att vi följer detta biträdesavtal genom våra certifikat enligt ISO/IEC 27001 och 27701 och deras revisionsrapporter, och genom att besvara organisationens rimliga frågor. Granskningar på plats görs endast där lagen kräver det, med rimlig förvarning och på organisationens bekostnad.

Bilaga 1. Vad vi behandlar

• Registrerade: organisationens anställda, uppdragstagare och andra medlemmar, och de personer som den bjuder in att arbeta med dem.
• Uppgifter: kontouppgifter (namn, e-postadress, roll, grupptillhörighet); det innehåll de skapar, laddar upp och delar; kommentarer och arbetsuppgifter; förfrågningar till Mindomo AI och assistentchattar, där organisationen tillåter Mindomo AI; säkerhetsloggar (IP-adress, webbläsare, inloggningar).
• Ändamål: att tillhandahålla Mindomo till organisationen och dess medlemmar.
• Varaktighet: så länge organisationen använder Mindomo, därefter så som §8 beskriver.
• Plats: hosting i Tyskland, med säkerhetskopior i Tyskland.

Bilaga 2. Underbiträden

Tjänster som organisationen själv ansluter, till exempel dess lösning för single sign-on (SAML), är organisationens egna tjänster och inte våra underbiträden.

När en funktion söker på webben eller efter bilder via Microsoft går sökfrågan till Microsofts söktjänst, som kan behandla den utanför EU. För de sökningarna är Microsoft inte vårt underbiträde: Microsoft behandlar sökfrågan på eget ansvar, enligt Microsoft Privacy Statement.

Bilaga 3. Landsspecifika villkor för företag

Förenade kungariket

• UK GDPR och Data Protection Act 2018 gäller, i stället för dataskyddsförordningen (GDPR) där det är relevant.
• Vår företrädare i Förenade kungariket: Silvana Carpineanu, dpo@mindomo.com.
• Överföringar från Förenade kungariket följer brittiska regler: det brittiska tillägget (UK Extension) till ramen för dataskydd mellan EU och USA, eller det brittiska tillägget (UK Addendum) till standardavtalsklausulerna.

USA

• Där en delstatlig dataskyddslag i USA, till exempel California Consumer Privacy Act, gäller för organisationen agerar Mindomo som dess ”service provider” (tjänsteleverantör) eller ”processor” (personuppgiftsbiträde): vi använder uppgifterna endast för att tillhandahålla Mindomo till organisationen, och vi säljer eller delar dem inte och kombinerar dem inte med uppgifter från andra källor för våra egna ändamål.

Så godkänner organisationer detta biträdesavtal

• Alla organisationer, med alla planer, gratis eller betalda: detta biträdesavtal gäller när en administratör godkänner användarvillkoren för organisationens räkning. Ingenting behöver undertecknas.
• Med en betald licens tillhandahåller vi också ett kontrasignerat exemplar av detta biträdesavtal, eller undertecknar organisationens eget personuppgiftsbiträdesavtal. Skriv till support@mindomo.com.